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Software de gestión normas ISO

¿Es GESISO un software «enlatado»?

Gesiso un software enlatado

A la pregunta de ¿Es GESISO un software «enlatado»? la respuesta rápida es SI, pero hay que analizar sus inconvenientes y sus ventajas.

Por definición, un software «enlatado» es un software genérico, que cubre necesidades generales de una determinada actividad.

Contrasta con un sistema, programa o software a medida, que es aquel desarrollado específicamente para el usuario o empresa que lo requiere

GESISO en realidad es una metodología de gestión de normas ISO que soporta toda la información (documentos, registros,…) sobre bases de datos relacionales, interface de usuario, menús de navegación, pantallas de entradas de datos,… por lo qué, unidas metodología e informática, convierte esa metodología en un software.

Veamos ahora sus…

Inconvenientes de si GESISO es un software «enlatado»

Entre los inconvenientes se nos ocurren…

No puedo modificar las bases de datos

Es cierto que no puede añadir nuevos campos a las bases de datos, pero sí puede solicitárnoslo a nosotros para que los incluyamos en las nuevas versiones que publicamos anualmente.

Desde la primera versión del año 1999 hemos añadido nuevos campos a las bases de datos a solicitud de nuestros clientes.

Desde 2015 no hemos recibido nuevas solicitudes en este sentido, por lo que creemos que actualmente es suficientemente completo para todos los sectores de actividad. Tenemos clientes de los sectores de la contrucción, ingeniería, alimentación, mayoristas, comercio minorista, informática, educación, transporte, gestión de residuos,…

Tengo que gestionar mi sistema según la «metodología» de GESISO

Eso es cierto, pero cómo también es cierto que si la definición de su sistema de gestión y posterior gestión lo contrata o se auxilia de un consultor externo va a utilizar la metodología que le marque el consultor externo que haya contratado.

El consultor externo le proporcionará documentos, formularios, formatos,… en diversos soportes (papel, Word, PDF, Excel,…) dónde se soportará la definición y la gestión del sistema (la metodología del consultor externo).

Pero con la gran diferencia de qué con esa metodología no podrá realizar una explotación rápida de los datos, no tendrá los documentos y registros del sistema en un mismo lugar y a disposición de los usuarios que determine, no podrá realizar vinculaciones de información y tendrá dificultades en el seguimiento y medición del sistema, actividades que el software GESISO realiza de forma automatizada y en tiempo real, y además normalmente de una manera más económica.

Por ejemplo, con un sistema tradicional para realizar la revisión del sistema por la Dirección tendra que recopilar toda la información del sistema, desarrollar el infome de revisión, volcar la información y comentar los resultados. Con el software GESISO únicamente tendrá que comentar los resultados.

Tiene procedimientos no personalizados

Es recurrente que algunos consultores tradicionales critiquen que el software GESISO incluya los procedimientos generales para cada punto de la norma ISO 9001, aduciendo que no son necesarios tantos procedimientos (la norma ISO 9001 no los exige) y que no están personalizados para la empresa ni para su sector de actividad.

Pero no es cierto. Los procedimientos generales incluidos en el software GESISO reflejan cómo se realiza el tema que tratan sobre el software GESISO (metodología) y la personalización de los mismos se realiza sobre los datos propios de la empresa, como son la vinculación de responsabilidades, departamentos y equipos productivos necesarios, riesgos que pueden producirse, indicadores, documentación vinculada,…

Y la personalización del sistema sobre el sector de actividad se debe realizar sobre sus procesos de valor añadido, no sobre los procedimientos generales.

Tenemos 26 procedimientos generales para ISO 9001 porque cada uno, en si mismo, es una guía formativa para los responsables o integrantes de la gestión del sistema y al mismo tiempo dan respuesta a todos los requisitos de la norma ISO 9001.

Excepto en algún caso del sector alimentario, por exigencias de la norma de seguridad alimentaria IFS, ningún otro cliente nuestro ha necesitado modificar los procedimientos generales incluidos en el software GESISO.

No puedo desarrollar un informe personalizado

Si lo necesita, si puede. Desde todas la pantallas de entrada de datos del software GESISO puede exportar los datos a Excel. Luego con la hoja de Excel puede organizar la información cómo más le convenga y presentarla.

No puedo utilizar toda la documentación que tengo desarrollada

Sería un caso muy extraño que no se nos ocurre porque no nos ha pasado nunca.

Ejemplo nº 1… una empresa tiene sus instrucciones técnicas desarrolladas en video. En este caso en el software GESISO da de alta el título de la instrucción técnica y vincula el video. Posteriormente aprueba el documento y ya lo tiene, en menos de diez «clips» de ratón, dentro del control documental del software GESISO.

Ejemplo nº 2… la empresa tiene un indicador de proceso asociado a un termómetro digital que registra la temperatura diariamente. En este caso puede dar de alta en el software GESISO el indicador y vincularle con la hoja de Excel dónde se guardan los datos. La vinculación es dinámica y el software GESISO siempre presentará la última versión de la hoja de Excel.

Si el registro es en papel puede especificarlo en la propia ficha del indicador, indicándo de dónde proceden los datos de seguimiento.

En ambos ejemplos el indicador no le mostrará el gráfico de seguimiento, pero se contemplará en la revisión del sistema, cuadros de mando,… y podrá ver el seguimiento a través de los documentos vinculados.

Ventajas de si GESISO es un software «enlatado»

Las ventajas son muchas (qué vamos a decir nosotros…) pero se las resumimos…

  • Tiene una metodología robusta, probada en más de 2.500 auditorias externas desde el año 1999.
  • La propia documentación del sistema sirve tanto para dar respuesta a los requisitos de ISO 9001 cómo para formar a los integrantes del sistema de gestión.
  • Es seguramente más económico que la documentación que le pueda proporcionar un consultor externo. A los consultores debe contratarles para que le proporcione conocimientos, no por realizar sus documentos.
  • Realiza la explotación de los datos introducidos en el sistema en tiempo real.
  • Vincula documentos realizados en otras aplicaciones (Word, Excel, PDF, Autocad, videos, audios,…)
  • Exporta a Excel los datos introducidos.
  • Disponemos de un equipo de consultores externos altamente cualificados en las normas ISO y especializados en su gestión mediante el software GESISO.
  • El soporte técnico de GESISO incluye en las nuevas versiones que publica las sugerencias de los clientes.

Conclusiones…

En realidad las conclusiones a este artículo las tiene que realizar usted, optando por un sistema de gestión tradicional para su empresa o por un sistema de gestión informatizado.

Que no le de miedo la curva de aprendizaje. El software GESISO dispone de, además de los procedimientos generales, más de 260 fichas de ayuda y los cursos gratuitos que iremos publicando en esta web.

Por nuestra parte únicamente solicitarle que si encuentra más inconvenientes o tiene alguna duda sobre el tema de si GESISO es un software «enlatado» nos deje un comentario al final de esta página.

Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.

El Equipo de GESISO®

¿Cómo informatizar mi sistema de gestión?

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