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Software de gestión ISO

Contexto de la Organización

Contexto de la organización

Con respecto al contexto de la organización la norma ISO 9001 nos pide que determinemos los siguientes puntos de nuestra empresa:

  • Las cuestiones internas y externas que son pertinentes para definir la dirección estratégica que debe tomar la empresa para alcanzar sus fines previstos
  • La compresión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluyendo sus requisitos
  • El alcance del sistema de gestión

En este curso nos vamos a centrar en las cuestiones internas y externas del contexto de la organización.

¿Qué es contexto?

Según la RAE… Entorno físico o de situación, político, histórico, cultural o de cualquier otra índole, en el que se considera un hecho.

Otra definición… Conjunto de circunstancias que rodean una situación y sin las cuales no se puede comprender correctamente.

En el ámbito de las normas ISO y de este curso la vamos a definir cómo…

Conjunto de circunstancias culturales, sociales, tecnológicas, económicas, legales,…  que rodean una empresa y sin las cuales no se puede comprender su actividad correctamente.

¿Que es contexto interno y contexto externo de la organización?

Contexto interno son las condiciones dentro de la propia empresa y se pueden relacionar con los recursos humanos, equipos productivos, proveedores, tecnología de la que se dispone, cultura de la empresa, estratégia de negocio,…

Contexto externo es el entorno externo que contiene las condiciones locales, nacionales o internacionales que se interrelacionan con la empresa. Engloba asuntos cómo… la globalización económica, el panorama político, mercado o competencia, legislación, cultura del país,…

Análisis del contexto de la organización

El análisis de contexto de la organización le vamos a realizar buscando factores internos y factores externos de contexto

El análisis de contexto de la organización lo vamos a realizar mediante una evaluación de factores externos (MEFE) y de factores internos (MEFI).

En caso de sistemas de gestión ambiental y/o de seguridad y salud laboral entre los factores internos y externos se deben  incluir las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la empresa y las condiciones en las cuales se pueden poner en riesgo la salud de les personas.

Para analizar el contexto de la organización lo más operativo es que la Dirección se reuna con los responsables de departamento para identificar las oportunidades, las amenazas, las fortalezas y las debilidades de la empresa.

Como ejemplo se pueden hacer preguntas cómo…

  • ¿Qué se nos da mejor?
  • ¿Y qué se nos da peor?
  • ¿Qué les preocupa a nuestros competidores?
  • ¿Qué hacemos para realizar ventas con clientes nuevos?
  • Dentro de nuestra cultura empresarial, ¿Qué aspectos son relativamente importantes para nosotros?
  • ¿Qué nos podría sacar del negocio si no somos precavidos?
  • En relación a nuestra empresa, ¿Qué podría no gustarle a nuestros clientes potenciales?
  • ¿Qué es lo que la gente opina que debemos mejorar en nuestra empresa?
  • ¿Qué debemos mejorar según nuestros empleados?
  • ¿Qué productos o servicios demandan nuestros clientes?
  • ¿Cuáles son las debilidades de los competidores que debemos aprovechar?
  • ¿De qué nuevas tecnologías nos podríamos beneficiar?
  • ¿En qué departamento aumentan los costes de forma exponencial?
  • ¿Sobre qué reclaman o se quejan los clientes?
  • ¿Qué aspectos legales o reglamentarios pueden afectarnos?
  • ¿En qué puestos necesitamos mejorar nuestra formación?

Definiciones para el análisis de contexto de la organización

Anteriormente habiamos dicho que teniamos que identificar las oportunidades, las amenazas, las fortalezas y las debilidades de la empresa.

Vamos a definirlas…

Fortalezas: Capacidad inherente a la empresa que puede ser explotada eficazmente con el fin de alcanzar un objetivo.

Debilidades: Toda deficiencia importante que posee una empresa y que podría disminuir su capacidad para alcanzar sus objetivos.

Oportunidades: Circunstancias externas que podrían favorecer el logro de un objetivo.

Amenazas: Circunstancias externas que pueden dificultar o hacer imposible el logro de un objetivo.

Factores internos. Fortalezas y debilidades.

En la reunión que hemos comentado anteriormente elaboraremos una lista de debilidades y fortalezas (factores internos) en la empresa y su entorno (mercado, competidores, finanzas, recursos, procesos,…).

El número recomendado de debilidades y fortalezas clave a incluir en listado es de 6 a 12.

Debemos incluir en el listado…

  • si cada uno de los factores identificados es debilidad o fortaleza.
  • si cada debilidad o fortaleza identificada es:
    • Una Debilidad importante. Valor = 1
    • Una Debilidad menor. Valor = 2
    • Una Fortaleza menor. Valor = 3
    • Una Fortaleza importante. Valor = 4

Ejemplo sobre el software GESISO…

Factores externos. Oportunidades y amenazas

En la reunión que hemos comentado anteriormente elaboraremos una lista de oportunidades y amenazas (factores externos) en la empresa y su entorno (mercado, competidores, finanzas, política, legislación,…).

El número recomendado de oportunidades y amenazas clave a incluir en listado es de 6 a 12.

Debemos incluir en el listado…

  • si cada uno de los factores identificados es amenaza u oportunidad.
  • si cada amenaza u oportunidad identificada es:
    • Una Amenaza importante. Valor = 1
    • Una Amenaza menor. Valor = 2
    • Una Oportunidad menor. Valor = 3
    • Una Oportunidad importante. Valor = 4

Ejemplo sobre el software GESISO…

Evaluación de factores externos e internos (MEFE – MEFI)

El análisis del contexto de la organización le realizaremos sobre los factores internos y externos que hemos identificado anteriormente.

Para la evaluación vamos a utilizar la matriz de evaluación de factores internos (MEFI) y la matriz de evaluación de factores externos (MEFE).

Para no resultar repetitivos vamos a realizar el análisis sobre MEFE con ejemplos. El análisis MEFI se realiza de la misma manera pero considerando las fortalezas y debilidades.

Lo primero que tenemos que hacer es «cargar» en la matriz de evaluación (MEFE o MEFI) los factores que vamos a evaluar.

Una vez cargados los factores en la matriz de evaluación, asignaremos una ponderación a cada factor.

La ponderación dada a cada factor indica la importancia relativa de dicho factor con respecto a los demás para la consecución de los fines previstos.

Tenemos que tener presente que hay que ajustar el peso relativo de cada factor para que la suma de todos los factores sea igual a 100.

Posteriormente definiremos la estrategia a desarrollar, de una forma precisa pero concisa, sobre el factor interno o externo que estamos analizando.

Pantallas de ejemplo del software GESISO…

Interpretación de los resultados

Una vez ajustado el peso relativo de cada factor interno o externo (dependiendo de si es MEFE o MEFI) el peso relativo se multiplica por el valor de su clasificación obteniéndose el valor ponderado de cada factor evaluado.

La suma total de todos los factores no puede ser superior a 400 puntos ni inferior a 100 puntos y el valor promedio ponderado se establece en 250 puntos.

La suma de todos los valores ponderados nos darán el resultado final de la evaluación.

La interpretación del resultado final se basa en los siguientes parámetros:

Para análisis de factores externos MEFE

Un resultado inferior a 250 puntos significa que la empresa tiene graves amenazas y pocas oportunidades (o de poco valor), por lo que las acciones a realizar deberían ir encaminadas a reducir las amenazas y a potenciar las oportunidades existentes o buscar nuevas oportunidades.

Un resultado superior a 250 puntos e inferior a 350 puntos indica que la empresa tiene un balance equilibrado entre amenazas y oportunidades. Las acciones a realizar deberían ir encaminadas a consolidar las estrategias de reducción de las amenazas y de potenciación de las oportunidades.

Un resultado entre 350 y 400 puntos indica que la empresa está respondiendo de manera excelente a las oportunidades y amenazas existentes en su entorno. Lo que quiere decir que las estrategias de la empresa están aprovechando con eficacia las oportunidades existentes y minimizando los posibles efectos negativos de las amenazas externas.

Para análisis de factores internos MEFI

Un resultado inferior a 250 puntos significa que la empresa tiene graves debilidades y pocas fortalezas (o de poco valor), por lo que las acciones a realizar deberían ir encaminadas a reducir las debilidades y a potenciar las fortalezas existentes o realizar las acciones necesarias nuevas fortalezas.

Un resultado superior a 250 puntos e inferior a 350 puntos indica que la empresa tiene un balance equilibrado entre debilidades y fortalezas. Las acciones a realizar deberían ir encaminadas a consolidar las estrategias de reducción de las debilidades y de potenciación de las fortalezas.

Un resultado entre 350 y 400 puntos indica que la empresa está respondiendo de manera excelente a las fortalezas y debilidades existentes en su entorno. Lo que quiere decir que las estrategias de la Organización  están aprovechando con eficacia las oportunidades existentes y minimizando los posibles efectos negativos de las debilidades internas.

Acciones a realizar sobre los factores internos y externos

Las acciones a realizar sobre cada uno de los factores internos y factores externos se basan en la estratégia que hayamos definido sobre cada factor evaluado.

Las acciones a tomar se basan en definir una estrategia para cada factor analizado tal cómo se muestra en la siguiente figura:

Estrategias sobre el contexto
Estrategias sobre el contexto

Las acciones que determinemos para cada factor se «canalizan» al sistema de gestión mediante alguna de las siguientes decisiones:

Acción estratégica directa (estrategia defensiva o de supervivencia): Se tomará esta decisión cuando la estrategia sobre el factor analizado es una acción directa que no precisa planificación. P.e. mantener precios, mantener la plantilla de empleados,…

Acción correctiva (estrategia de reorientación): Se tomará esta decisión cuando el factor analizado presenta deficiencias que es necesario corregir.

Propuesta de mejora (estrategia defensiva): Se tomará esta decisión cuando el factor analizado necesita mejorarse pero no implica que se deban alcanzar unos resultados cuantificables (en este caso se debería dar de alta un objetivo). Las propuestas de mejora dadas de alta posteriormente se deberán analizar y planificar su implantación.

Objetivo (estrategia de reorientación u ofensiva): Se tomará esta decisión cuando sobre factor analizado se pretendan alcanzar unos resultados deseados cuantificables. Se utilizan principalmente para las oportunidades. Para los objetivos dados de alta se deberán establecer posteriormente las metas necesarias para alcanzar su consecución.

Imágen del software GESISO…

Acciones de análisis de contexto
Acciones de análisis de contexto

Plan estratégico de contexto de la organización

La definición de las acciones a realizar para cada factor evaluado que nos dará automáticamente el plan estratégico de factores externos y de factores internos de la empresa.

Pantallas de ejemplo del software GESISO…

El seguimento de las acciones contempladas en en los planes estratégicos MEFE y MEFI la realizaremos a través de las herramientas de gestión dónde las hayamos «canalizado» (acciones estratégicas directas, acciones correctivas, mejoras u objetivos)

Reevaluación de factores internos y factores externos

La reevaluación de los factores internos y de los factores externos se decidirá en la revisión del sistema mediante la comprobación de la consecución de las acciones planificadas en los objetivos y mejoras  vigentes contempladas en el plan estratégico de contexto interno y externo.

Si los objetivos y mejoras dados de alta en la evaluación MEFE y MEFI que se está analizando en la revisión del sistema ya están conseguidos o han cumplido su plazo de implantación se deberá realizar una nueva evaluación MEFE y/o MEFI.

La nueva evaluación de contexto se realizará con los factores internos y/o externos necesarios (analizando los que hay dados de alta o identificando nuevos factores) según las cuestiones internas y externas que sean pertinentes para definir la dirección estratégica que debe tomar la empresa en el nuevo ciclo para alcanzar sus fines previstos.

Conclusiones finales.

En este curso hemos visto qué es el contexto de la organización y cómo evaluar el contexto interno y externo de nuestra empresa en el ámbito de la calidad.

Por supuesto sabemos que lo que hemos explicado en este curso no es válido para todas las empresas, pero sí para la mayoría, y si hemos podido contribuir a aclararle algunas dudas nos damos por satisfechos.

Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.

Puede descargar este artículo en PDF desde la parte inferior de la página. Si utiliza un artículo, o un curso de los que iremos publicando, para divulgar en sus publicaciones o en otros ámbitos, le agradeceríamos que nos referencie como fuente e incluya un enlace a nuestra pagina web.

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