La herramienta DAFO evolutivo para la planificación estratégica de su organización da respuesta a las normas ISO 9001, 14001, 45001 en su requisito de evaluación del contexto interno y externo.
¿Qué es un DAFO evolutivo?
Nosotros denominamos al DAFO evolutivo para la planificación estratégica a la herramienta que nos permite identificar, cómo en el DAFO tradicional, las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de nuestra organización en el momento actual y determinar dónde queremos estar en dos periodos de tiempo futuro consecutivos.
Como en un DAFO tradicional, en el DAFO evolutivo para la planificación estratégica tenemos que identificar los factores de contexto interno (debilidades y fortalezas) y externo (amenazas y oportunidades) que vamos a evaluar.
Vea el siguiente video. En 7 minutos comprobará lo que el software GESISO puede hacer en su empresa…
Análisis PESTEL para la búsqueda de factores de evaluación
Para identificar los factores de contexto el software GESISO tiene incorporado un módulo de análisis PESTEL, que le podrá servir de ayuda en este sentido.
Podemos partir de un análisis PESTEL para dar de alta los factores de evaluación, introducirlos directamente o importarlos (hasta el momento e el software GESISO se pueden importar más de 80)
Los factores de evaluación que vayamos dando de alta (o importemos) se irán vinculando a los elementos del PESTEL…
Una vez hayamos dado de alta en el software GESISO los factores de evaluación contexto podremos realizar el DAFO evolutivo para la planificación estratégica.
Alta de un nuevo DAFO evolutivo
Para dar de alta un nuevo DAFO evolutivo para la planificación estratégica iremos al módulo correspondiente del software GESISO.
Daremos de alta un nuevo DAFO evolutivo y determinaremos sus características…
Como se ve en la imagen el DAFO evolutivo lo podemos realizar sobre los siguientes aspectos de nuestra organización:
- Alcance del sistema de gestión de la empresa.
- Documentación del sistema (proceso, procedimiento general o procedimiento técnico).
- Proyectos.
- Productos propios.
- Departamentos de la organización.
Y podemos elegir entre tres modalidades que determinarán el texto de las opciones que nos ofrecerá el software GESISO al realizar la evaluación de los factores elegidos.
- Comparativa con la competencia: Las preguntas estarán enfocadas a la situación de nuestra empresa con respecto a nuestra competencia en el factor que estamos evaluando.
- Evaluación de nuestra situación actual y futura sobre los factores elegidos: En esta opción las preguntas estarán enfocadas en la situación actual y futura del factor que estamos evaluando según la visión de nuestra propia organización.
- Evolución continuada: En este caso las preguntas son genéricas del tipo muy mal, mal, bien,…
Una vez hayamos dado de alta el nuevo DAFO evolutivo podemos «cargar» los factores de contexto que vamos a evaluar.
Alta de los factores de evaluación
Desde el selector iremos eligiendo los factores de evaluación que tenemos dados de alta en el software GESISO para incorporarlos al DAFO evolutivo para la planificación estratégica.
Una vez hayamos elegido los factores de contexto para las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de nuestra organización podremos iniciar la evaluación de los mismos…
Evaluación de los factores de contexto dados de alta en el DAFO evolutivo
El primer paso para la evaluación es determinar el peso ponderado sobre 100 de cada factor de contexto incluido en el DAFO evolutivo.
La suma total de todos los pesos ponderados debe ser 100. El software GESISO le avisará si supera esa cantidad o si no llega a ella.
Una vez hayamos determinado el peso ponderado de cada factor de contexto incluido en el DAFO evolutivo pasaremos a determinar la situación actual en la que se encuentra el factor analizado y definir la situación futura en la que queremos estar en los próximos dos periodos consecutivos.
Completamos la evaluación del factor de contexto que estamos evaluando determinando:
- Situación actual en la que se encuentra el factor analizado y la estrategia a desarrollar para pasar del periodo actual al inicio del periodo 2.
- La situación en la que queremos estar al inicio del periodo 2 con respecto al factor analizado y la estrategia a desarrollar para pasar del periodo 2 al inicio del periodo 3.
- La situación en la que queremos estar al inicio del periodo 3 con respecto al factor analizado y la estrategia a desarrollar para pasar del inicio del periodo 3 al final del periodo 3.
- Marcaremos la casilla que determina que hemos terminado de evaluar el factor de contexto y que queremos que se incluya en el plan estratégico. Si no marcamos la casilla el factor de contexto no se incluirá en el plan estratégico.
El software GESISO irá calculando automáticamente los valores de cada periodo analizado en base a las opciones que hayamos elegido de la situación del factor evaluado en cada periodo.
Resultados del DAFO evolutivo
Los resultados de la evaluación de los factores de contexto mediante el DAFO evolutivo el software GESISO los presenta de manera gráfica mediante dos tipos de gráficos diferenciados…
Gráfico diferencial. Interpretación de los resultados.
El gráfico diferencial nos presenta los resultados de la situación de las debilidades-amenazas y de las fortalezas-oportunidades de la empresa en cada periodo analizado.
En el gráfico de ejemplo podemos ver que:
- Primer periodo (situación inicial – línea roja): las debilidades-amenazas son mucho más fuertes que las fortalezas-oportunidades (está mas a la derecha y las coordenadas son superiores).
- Segundo periodo (línea azul): las debilidades-amenazas han bajado su puntuación y las fortalezas-oportunidades han mejorado (se sitúan a la derecha de las debilidades-amenazas), aunque ha sido una mejora tímida.
- Tercer periodo (línea verde): ya se detecta una mejora considerable. Las debilidades-amenazas ya se sitúan en una zona confortable (cuadrante inferior izquierdo). Las fortalezas-oportunidades están muy próximas a la zona de excelencia (cuadrante superior derecho) y la línea que une ambas es larga (distancia entre ellas)
En este ejemplo vemos que, si implantamos las estrategias que hayamos definido para cada factor de contexto en cada periodo, la evolución de la empresa es favorable.
Gráfico evolutivo. Interpretación de los resultados.
El gráfico evolutivo nos presenta los resultados de la situación de las debilidades-amenazas independizados de la situación de las fortalezas-oportunidades de la empresa en cada periodo analizado.
En este gráfico de ejemplo podemos ver que:
- Las debilidades-amenazas iniciales se sitúan en una posición alta (coordenadas 220, 140), bajando en el periodo 2 (línea azul) y situándose al final del periodo 3 en en una zona confortable (cuadrante inferior izquierdo).
- Las fortalezas-oportunidades iniciales se sitúan en una zona muy baja (coordenadas 90, 0), mejorando al final del periodo 2 y situándose al final del periodo 3 muy próximas a la zona de excelencia (cuadrante superior derecho).
Plan estratégico de contexto
Todos los factores evaluados en el DAFO evolutivo que se hayan marcado se pasan automáticamente al plan estratégico.
Desde este plan estratégico determinaremos que hacemos dentro de nuestro sistema de gestión con cada uno de los factores de contexto analizados…
Canalización de estrategias al sistema de gestión
Cada factor de contexto que hemos evaluado e incluido en el plan estratégico y las estrategias que hemos determinado en cada periodo evaluado las deberíamos «canalizar» a nuestro sistema de gestión.
Esta «canalización» la podemos realizar a las siguientes actividades de nuestro sistema de gestión:
- Acción estratégica directa (estrategia defensiva o de supervivencia): Se tomará esta decisión cuando la estrategia sobre el factor analizado es una acción directa que no precisa planificación. P.e. mantener precios, mantener la plantilla de empleados,…
- Acción correctiva (estrategia de reorientación): Se tomará esta decisión cuando el factor analizado presenta deficiencias que es necesario corregir.
- Propuesta de mejora (estrategia defensiva): Se tomará esta decisión cuando el factor analizado necesita mejorarse pero no implica que se deban alcanzar unos resultados cuantificables (en este caso se debería dar de alta un objetivo). Las propuestas de mejora dadas de alta posteriormente se deberán analizar y planificar su implantación.
- Objetivo (estrategia de reorientación u ofensiva): Se tomará esta decisión cuando sobre factor analizado se pretendan alcanzar unos resultados deseados cuantificables. Para los objetivos dados de alta se deberán establecer posteriormente las metas necesarias para alcanzar su consecución.
- Meta de Objetivo (estrategia de reorientación u ofensiva): Se tomará esta decisión cuando sobre factor analizado se pretendan alcanzar unos resultados deseados cuantificables y su contexto se encuadra en la planificación de un objetivo ya dado de alta en el sistema.
Tanto en los objetivos como en las mejoras se planifican las acciones en base a las estrategias definidas para el factor evaluado en cada periodo.
Seguimiento de las acciones estratégicas definidas en el plan estratégico
El seguimiento de las estrategias definidas en el plan estratégico las realizaremos sobre las actividades de nuestro sistema de gestión dónde las hayamos canalizado.
Ejemplo de mejora dada de alta desde el plan estratégico…
Los cierres de las actividades canalizadas a nuestro sistema de gestión se actualizan automáticamente en el plan estratégico.
Tanto el plan estratégico como las acciones canalizadas al sistema de gestión se incluyen automáticamente en la revisión del sistema por la Dirección.
Conclusiones finales
En este curso hemos visto cómo realizar un DAFO evolutivo para la planificación estratégica de su organización y dar respuesta a las normas ISO 9001, 14001, 45001 en su requisito de evaluación del contexto interno y externo.
Por supuesto sabemos que lo que hemos explicado en este curso no es válido para todas las empresas, pero sí para la mayoría, y si hemos podido contribuir a aclararle algunas dudas nos damos por satisfechos.
Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.
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