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Software de gestión ISO

Gestión de proveedores y subcontratas

Proveedores y subcontratas

En este curso veremos cómo se realiza la gestión de proveedores y subcontratas en el entorno de las normas ISO 9001, 14001 y 45001 y su aplicación informatizada en el software GESISO.

¿Qué son proveedores y subcontratas?

Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a la empresa productos y servicios, los cuales serán manipulados, transformados o incluidos en el producto final para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

La subcontratación, externalización o tercerización (en inglés outsourcing) es el proceso económico en el que la empresa solicita a una empresa externa que mueva o destine los recursos necesarios orientados a cumplir ciertas actividades por medio de un contrato.

Al implantar un sistema de gestión debemos dejar de lado la visión contable que podamos tener de los proveedores y subcontratas y empezar a pensar que los mismos están involucrados en gran manera en nuestros procesos productivos, productos o servicios.

Los productos y servicios comprados a los proveedores pueden afectar a los productos y servicios que a su vez ofrecemos a nuestros clientes de varias maneras…

  • Los incorporamos directamente sin modificaciones a nuestros productos y servicios.
  • Los manipulamos y/o transformamos.
  • Los ofrecemos al cliente directamente (intermediarios, comerciantes,…)
  • No se incorporan a nuestros productos y servicios pero permiten su ejecución (maquinaría, equipos, combustibles, repuestos,…)
  • Otros…

Como podemos ver, en todos los casos mostrados los productos y servicios proporcionados por nuestros proveedores pueden afectar directamente a la calidad de los bienes y servicios que nuestra empresa ofrece a sus clientes.

Gestión de proveedores y subcontratas. Evaluación inicial.

La Organización debe establecer una evaluación, inicial y periódica, de sus proveedores y subcontratas con el fin de valorar la capacidad de éstos para suministrar los productos y servicios  especificados y para determinar su grado de adaptación a las especificaciones establecidas por la Organización.

Evaluación inicial de proveedores y subcontratas

Inicialmente, en el software GESISO se deben introducir aquellos fabricantes, proveedores o subcontratistas que sirven productos y servicios a la empresa para incluirlos en sus actividades de producción y/o servicio y puedan influir en su calidad.

La información que hay que introducir es la siguiente:

  • Nombre del Proveedor o subcontrata.
  • Fecha de clasificación (Inicialmente se pondrá la fecha de inicio de la implantación de ISO 9001 y los introducidos posteriormente la fecha de inicio de las actividades con el proveedor).
  • Clasificado por: Se reflejara la clasificación inicial (histórico – anterior a la implantación del sistema de gestión, Empresa certificada, Producto certificado u homologado, Interés de la empresa…)
  • Productos y Servicios por los que se le clasifica (los que nos proporciona, englobados en grupos (p.e. si nos suministra rodamientos y tornillos se clasifica por SUMINISTROS INDUSTRIALES).

Ejemplo sobre el software GESISO…

Proveedor
Ficha de proveedor

Listado inicial de proveedores y subcontratas clasificados.

Una vez hayamos dado de alta inicialmente a los proveedores y subcontratas con las que la Organización trabaja habitualmente obtendremos el listado de proveedores clasificados.

Proveedores y subcontratas
Listado de proveedores clasificados

A los proveedores evaluados inicialmente e incluidos en el listado de proveedores clasificados se les debe comunicar por escrito (email, envío de documentos,…) la sistemática de evaluación periódica que vamos a utilizar para mantenerles en el listado de proveedores clasificados.

Alta de nuevos proveedores y subcontratas.

A los nuevos proveedores que inicialmente no se han incluido en la lista y que la relación de la Organización con ellos se produce posteriormente a la evaluación inicial, se actúa como sigue…

  • Si se les conoce o se tiene referencias de ellos se les da de alta y se pone el motivo de la clasificación (p.e. estudio de productos y precios, prueba de productos, análisis o ensayos, interés de la organización,…).
  • Si no se les conoce o no se tienen referencias sobre ellos se les realizará un estudio de sus productos y servicios.

En el estudio se debe reflejar:

  • Nombre del Proveedor o subcontrata.
  • Fecha del estudio.
  • Productos o Servicios que se analizan.
  • Pruebas y/o ensayos que se realizan al producto o servicio que se analiza.
  • Resultado de la evaluación.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Estudio proveedor
Estudio de nuevo proveedor

Si la evaluación es favorable se marcará la casilla de “proveedor clasificado” y se firmará electrónicamente por parte de la persona que haya realizado la evaluación.

El proveedor o subcontrata analizado con resultado favorable se dará automáticamente de alta en el listado de proveedores clasificados.

A los nuevos proveedores dados de alta con resultado favorable se les debe comunicar por escrito (email, envío de documentos,…) la sistemática de evaluación periódica que vamos a utilizar para mantenerles en el listado de proveedores clasificados.

Requisitos que tienen que cumplir los proveedores o subcontratas.

A los proveedores y subcontratas, si es necesario por requisitos legales o normativos, nos suministra productos a o servicios críticos,… se especificarán los requisitos que debe cumplir el proveedor o la subcontrata…

Ejemplo sobre el software GESISO…

Ficha de proveedor. Requisitos
Ficha de proveedor. Requisitos

Evaluación periódica de proveedores y subcontratas

La evaluación periódica de los proveedores y subcontratas consiste en analizar anualmente, con los datos disponibles, la relación entre:

  • los pedidos que nos ha suministrado cada proveedor y subcontrata y
  • las no conformidades que ha tenido.

Para poder llevar a cabo la evaluación periódica de proveedores y subcontratas es necesario disponer previamente de:

  • La cantidad total de las compras realizadas a cada proveedor o subcontrata que haya tenido no conformidades en el periodo de la evaluación.
  • Tener registradas y valoradas en el programa GESISO las no conformidades detectadas a los proveedores.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Evaluación periódica de proveedores
Evaluación de proveedores

El responsable de realizar la evaluación debe reflejar los siguientes parámetros de la evaluación:

  • Estipular los porcentajes de clasificación para las clases de proveedor A, B y C.
  • Estipular el numero de no conformidades de carácter grave y muy grave para cada evaluación periódica.

Una vez introducidos los parámetros de la evaluación periódica el software GESISO nos presentará un listado de los proveedores que han tenido no conformidades en el periodo de la evaluación.

Para cada uno de los proveedores relejados en la lista debemos introducir la cantidad total de las compras que hemos realizado a ese proveedor en el periodo de la evaluación.

El software GESISO realiza de forma automatizada el cálculo de la evaluación de proveedores.

Con el resultado obtenido el software GESISO clasificará a cada proveedor en una de las siguientes categorías:

  • Muy bueno
  • Bueno
  • Normal
  • Malo

El software GESISO con los datos obtenidos en la evaluación periódica de proveedores y subcontratas actualizará el listado de proveedores y subcontratas clasificados para el nuevo periodo.

Desclasificación y reclasificación de proveedores y subcontratas.

Si un proveedor es considerado NO APTO en la evaluación de proveedores y subcontratas, se propondrá a la Dirección su eliminación de la lista de proveedores clasificados.

Asimismo, se puede proponer a la Dirección la eliminación de un proveedor o subcontrata si se constata que ha tenido tres no conformidades en entregas consecutivas.

Se notificará al proveedor o subcontrata su eliminación de la lista de proveedores clasificados indicándoles las causas que han provocado su desclasificación y cómo actuar si quiere volver a ser clasificado.

Un proveedor o subcontrata desclasificado, para volver a la lista de proveedores clasificados, debe enviar a la Organización un compromiso de servicio explicando las acciones que va a implantar para corregir las causas que motivaron la desclasificación.

La Organización estudiará este documento determinando si el proveedor vuelve a ser clasificado.

Si se determina que debe ser clasificado se incluye en la lista con el concepto de RECLASIFICADO.

Conclusiones finales.

En este curso hemos visto la gestión de los proveedores y subcontratas y cómo realizarla en la empresa y en el ámbito de su sistema de gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo,….

El Equipo de GESISO®

Por supuesto sabemos que lo que hemos explicado en este curso no es válido para todas las empresas, pero sí para la mayoría, y si hemos podido contribuir a aclararle algunas dudas nos damos por satisfechos.

Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.

Puede descargar este artículo en PDF desde la parte inferior de la página. Si utiliza un artículo, o un curso de los que iremos publicando, para divulgar en sus publicaciones o en otros ámbitos, le agradeceríamos que nos referencie como fuente e incluya un enlace a nuestra pagina web.

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