Saltar al contenido
Software de gestión normas ISO

¿Cómo informatizar mi sistema de gestión?

¿Cómo informatizar mi sistema de gestión?
Indice de contenidos... mostrar

Vamos a presentarles cómo pueden informatizar su sistema de gestión ISO 9001…

En esta guía les vamos a presentar la metodología para informatizar un Sistemas de Gestión ISO 9001 ya implantado en su empresa y ayudado y soportado sobre el software GESISO.

Para una mejor comprensión de los temas que vamos a tratar sería muy conveniente que descargue la DEMO del software GESISO y la instale. De esta manera podrá ir comprobando sobre los datos que tiene el programa de ejemplo las actividades que vamos a explicar en esta guía antés de que decida su adquisición.

Para apoyarle al informatizar su sistema de gestión haremos enlaces con las siguientes guías de implantación que hemos desarrollado:

En los temas tratados en esta guía se hace mención a un procedimiento general, ese documento estará incluido en el software GESISO.

La lectura del procedimiento general por parte de los implicados en la implantación ISO 9001 desde cero es fundamental para que conozca cómo gestiona el software GESISO cada tema tratado.

La respuesta a: ¿Cómo informatizar mi sistema de gestión? se la explicamos a continuación…

DEFINICIÓN DEL SISTEMA PARA INFORMATIZAR SU SISTEMA DE GESTIÓN

Para aprovechar al máximo la explotación de los datos al informatizar el sistema de gestión en el software GESISO, debemos alimentar al programa de algunos datos que posteriormente vincularemos en las pantallas de definición y gestión.

Antes de iniciar la informatización del sistema de gestión de la empresa debemos conocer y reflejar su estructura, recursos, actividades,….

Los datos de la empresa los iremos introduciendo en el software GESISO, completando toda la información necesaria para la gestión posterior.

Si no disponemos de algunos datos reflejaremos el título del documento o recurso y posteriormente lo completaremos.

Aunque ya tiene un sistema de gestión implantado, si necesita más información consulte la guía de implantación ISO 9001 desde cero.

Recursos necesarios iniciales para informatizar el sistema de gestión

Para informatizar el sistema de gestión el software GESISO importa directamente desde Excel los recursos de personal, maquinaría, proveedores, equipos de medición, clientes y activos de información. Únicamente hay que organizar la hoja de Excel según se indica en el programa e importar los datos.

Perfiles de puesto de trabajo

Los perfiles de puesto de trabajo definen los requisitos y cualificaciones personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de la empresa: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de cualificación y conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas. 

Debe dar de alta en el software GESISO los perfiles de puesto de trabajo.

Si la empresa dispone de los perfiles de trabajo en hojas de Excel puede solicitar al servicio técnico de GESISO® la importación de los mismos.

Una vez definidos los perfiles de puesto de trabajo puede definir sus dependencias y automáticamente conseguir el organigrama funcional de la empresa.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Organigrama orgánico

El organigrama es la representación de la estructura de la empresa. Representa los niveles departamentales y sus relaciones.

Debe dar de alta en el software GESISO los departamentos de su empresa.

Si la empresa dispone de los departamentos en hojas de Excel puede solicitar al servicio técnico de GESISO® la importación de los mismos.

Una vez definidos los departamentos puede definir sus dependencias y automáticamente conseguir el organigrama orgánico de la empresa.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Partes interesadas

El software GESISO puede importar desde los datos de su propia instalación las partes interesadas vinculadas con sus expectativas, necesidades o requisitos y las comunicaciones que haya que realizarles.

Debe dar de alta en el software GESISO las partes interesadas, sus expectativas, necesidades o requisitos y sus comunicaciones.

🔎 Puede consultar este curso gratuito para profundizar más sobre las PARTES INTERESADAS.

Si la empresa dispone de las partes interesadas en hojas de Excel puede solicitar al servicio técnico de GESISO® la importación de las mismas.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Recursos humanos

Se debe introducir en el software GESISO todo el personal que forma parte de las actividades incluidas en el alcance de la empresa.

Si la empresa dispone de los datos del personal en hojas de Excel puede solicitar al servicio técnico de GESISO® la importación de los mismos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Proveedores y subcontratas

En el software GESISO se deberán introducir aquellos fabricantes, proveedores o subcontratas que sirven bienes y servicios a la empresa para incluirlos en sus actividades de producción y/o servicio y puedan influir en su calidad.

Si la empresa dispone de los datos del personal en hojas de Excel puede solicitar al servicio técnico de GESISO® la importación de los mismos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Equipos de producción e instalaciones

En el software GESISO se deberán introducir los equipos productivos e instalaciones:

  • a las máquinas
  • sistemas, redes,…
  • instalaciones
  • utillaje
  • otro hardware y el software que participa en los procesos productivos o de valor añadido de la Organización.

Una vez dadas de alta en el programa GESISO los equipos e instalaciones definiremos el mantenimiento preventivo y las limpiezas periódicas.

Las pautas de mantenimiento preventivo (acciones de mantenimiento periódico) se elaborarán siguiendo las especificaciones del fabricante de la máquina, instalación o equipo para el mantenimiento de su producto.

En el caso de que no existieran especificaciones de mantenimiento para una determinada máquina, instalación o equipo, se elaborará la pauta de mantenimiento de dicha máquina basándose en las efectuadas para máquinas, instalaciones o equipo de similar naturaleza o en la experiencia.

Las pautas de mantenimiento se definirán genéricas en base a la actividad de mantenimiento que se realiza (p.e. «pauta de cambio de aceite de motor» aplica a todos los vehículos a motor, pero la «Pauta de cambio de aceite de camión de 2 ejes» aplica únicamente a este tipo de vehículo)

Una vez definida la pauta de mantenimiento se debe especificar a qué máquinas, instalaciones o equipos le aplica su realización y definir el periodo entre dos acciones de mantenimiento (p.e. 20000 Km, 6 meses,…) individualizado para cada una de ellas.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Equipos de medición y control

En esta guía entendemos como Equipo de medición a los instrumentos de medición, software, patrón de medición, material de referencia, equipos auxiliares o combinación de ellos,… necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.

En el software GESISO se deberán introducir los instrumentos de medición, software, patrón de medición, material de referencia, equipos auxiliares o combinación de ellos,… necesarios para llevar a cabo los procesos de medición en las actividades de la empresa.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

Hasta aquí hemos definido dentro de nuestro sistema los recursos de los que disponemos para realizar las actividades propias de la empresa.

A partir de este momento iniciaremos posiblemente la parte más importante de la definición del sistema.

Tendremos que definir qué visión tiene la empresa, qué se hace, cómo se hace, quién lo hace, qué se controla, cómo se controla, cómo interactuamos con el medioambiente (ISO 14001), cómo protegemos a nuestros empleados (ISO 45001), cómo medimos nuestro desempeño,….

Al informatizar un sistema de gestión ISO 9001, 14001,… tradicional (en papel, en documentos Word, Excel, PDF o combinaciones de ellos…) lo más aconsejable es aprovechar y actualizar el sistema documental mediante un mapa real de la actividad de su empresa basado en sus procesos de valor añadido material (gestión comercial, planificación de la producción o servicio, ejecución, entrega,…)

Para actualizar su mapa de procesos es aconsejable que se apoye en un consultor externo que le ayude a «simplificar» su mapa de procesos actual dejando definido un mapa de procesos real de la actividad de su empresa.

Mapa de procesos

Entendamos un proceso como una serie de actividades estructuradas y relacionadas para convertir unas entradas (p.e. Captación de Negocio) en unas salidas (p.e. Pedido solicitado por el cliente), que están sujetas a una serie de controles o requisitos (p.e. Directrices de marketing) y que pueden necesitar y  consumir recursos de la PYME (p.e. tiempo de trabajo, maquinaria,…)

Los procesos de valor añadido de la empresa son aquellos directamente ligados a los bienes y servicios que realiza, y por tanto, orientados al cliente. Como consecuencia, su resultado es percibido directamente por el cliente (se centran en aportarle valor)

🔎 Puede consultar este curso gratuito para profundizar más sobre la DEFINICION DE LOS PROCESOS.

Para informatizar el sistema de gestión el software GESISO tiene incorporado un proceso de gestión del sistema que se puede importar y personalizar para tenerle como base en la gestión de los requisitos de las normas ISO 9001, 14001,.. haciendo innecesarios otros procesos (por ejemplo auditorias, no conformidades, acciones correctivas, objetivos,…) que tenga actualmente en su mapa de procesos.

Alta de procesos de valor añadido

Posteriormente debe dar de alta en el software GESISO los procesos de valor añadido material que tenga en su actividad y estructurarlos en etapas y actividades.

Lo mostramos gráficamente sobre un proceso que tienen prácticamente todas las Organizaciones…. GESTIÓN COMERCIAL

Proceso comercial

Etapas de procesos (subprocesos)

Habitualmente los procesos incluyen actividades estructuradas y relacionadas que definen con más profundidad el proceso a realizar y que suelen estar desarrolladas por diferentes perfiles de puesto de trabajo y tienen diferentes requisitos y recursos.

A estas actividades las llamaremos ETAPAS (también se denominan subprocesos).

Las etapas o subprocesos también tienen controles y consumen recursos. Lo mostramos gráficamente sobre el proceso de GESTIÓN COMERCIAL

Etapas de proceso

Si la complejidad del proceso no es muy grande podemos quedarnos en este nivel de definición (Etapas = nivel 2).

Actividades de proceso (nivel 3 de proceso)

Si el proceso es muy complejo o si queremos llegar al nivel de detalle de especificar quién realiza una actividad concreta seguiremos profundizando en el proceso hasta llegar al nivel de actividades (o tareas = nivel 3)

Las actividades (tareas concretas) también tienen controles y consumen recursos, aunque al ser un nivel muy detallado los actores (perfiles de puesto de trabajo) deben ser muy pocos y delimitados.

Llegando en la definición de procesos al nivel 3 conseguiremos un listado de tareas concretas que se deben realizar en la empresa para el correcto desempeño de sus actividades y, al determinar los recursos que consumimos al realizarlas, conseguiremos un listado de tareas que debe realizar un perfil de puesto de trabajo especifico (entre otra información).

Lo mostramos gráficamente sobre el proceso de GESTIÓN COMERCIAL

Actividades de proceso

Cuando hayamos terminado de definir los procesos de valor añadido debemos empezar definir  cómo vamos a medir que los mismos se están ejecutando correctamente y que su desempeño es correcto.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Indicadores de proceso

La medición de los procesos se realizará mediante indicadores de proceso. Los indicadores de proceso son “sensores” que, mediante su seguimiento periódico, nos indican la capacidad y desempeño del proceso en relación con los resultados planificados o esperados.

Para cada proceso dado de alta se establecerán los indicadores de seguimiento que sean necesarios para poder comprobar la capacidad del proceso para alcanzar los resultados planificados o esperados.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Procedimientos Generales

Los procedimientos generales  describen la forma específica de llevar a cabo una determinada actividad en la gestión del sistema.

Para informatizar su sistema de gestión el software GESISO tiene incorporados un procedimiento general por cada requisito de de las normas ISO 9001, ISO 14001,..

Estos procedimientos generales están en formato Word y explican qué hay que hacer con respecto al requisito de la norma que trata y cómo se hace sobre el software GESISO de una manera gráfica y explicativa.

Los procedimientos generales incluidos en el software GESISO están definidos para cumplir todos los requisitos de cada apartado de las normativas internacionales y adaptados a la gestión que posteriormente se realizará sobre software GESISO, por lo que los cambios que haya que realizar en ellos será provocado por aclaraciones que haya que hacer dependientes de las características propias de la empresa.

Cuándo tenga dados de alta todos los procedimientos generales debe aprobarlos y generar las nuevas ediciones.

Una vez tenga aprobados los procedimientos generales en el sistema estos se vinculan con el proceso de gestión del sistema (una vez personalizado y aprobado), completando de esta manera el nuevo mapa de procesos actualizado.

Dar de alta otros procedimientos generales

Para dar de alta otros procedimientos generales no incluidos en el software GESISO tiene que dar de alta el título del procedimiento general y vincularle con el documento que tenga actualmente.

Para aprovechar la vinculación automatizada de datos del software GESISO tiene que asignar responsabilidades de perfiles de trabajo al nuevo procedimiento general, para que nos aparezcan como actividades a desarrollar en los perfiles de puesto de trabajo y en las personas que los ocupan.

Una vez haya completado el procedimiento general debe aprobarle. Es así de sencillo.

Procedimientos técnicos, instrucciones,…

Los procedimientos técnicos o instrucciones técnicas describen de forma estructurada cómo se realiza una operación técnica.

Se da de el título del procedimiento, instrucción,… y realice la vinculación externa con el documento que tenga actualmente.

Defina los perfiles de puesto de trabajo que actúan en procedimiento técnico, instrucción,…

Posteriormente debe aprobar la edición.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Impresos y Formularios. Registros.

Los impresos y formularios son documento que presentan los resultados obtenidos o proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas. Sirven para plasmar en ellos la ejecución efectiva de las actividades realizadas.

Una vez se hayan cumplimentado los impresos y formularios se  transforman en Registros o datos, que permitirán llevar a cabo el seguimiento del cumplimiento de lo establecido y determinar la eficacia del sistema.

Ejemplos de impresos o formularios son: albaranes de entrega, facturas, hojas de pedido,… sin cumplimentar.

Ejemplos de registros son: albaranes de entrega cumplimentados, certificados de calibración, certificados de cursos de formación,…

Ejemplos de datos son: inventarios de maquinaria, listados de proveedores,…

El software GESISO tiene dados de alta los formularios que se imprimen desde las pantallas de gestión (p.e. no conformidad, acción correctiva. Ficha personal,…). Estos formularios son modificables.

Puede aprobar en su sistema de gestión los formularios incorporados en el software GESISO (habitual y recomendado para los registros del sistema de gestión) y dejar los que tiene actualmente obsoletos o modificar los formatos de GESISO para adaptarlos a su formato actual.

Los formularios que se utilicen en su actividad productiva o de servicio y que generen registros deben dar de alta en el software GESISO su título y vincular el formato.

Una vez dados de alta los impresos y formularios debe aprobar las nuevas ediciones.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Especificaciones técnicas

Las especificaciones técnicas son documentos que describen las características que definen los productos y servicios, sus requisitos y los criterios de aceptación de los productos o servicios que se desarrollas en la empresa.

Las especificaciones de los productos y servicios desarrollados en la empresa únicamente se deben dar de alta en el software GESISO en aquellos casos en los que no estén definidos en otros soportes.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Pautas de inspección. Controles.

Las pautas de inspección son documentos en los que se indican las actividades encaminadas a comprobar las características esenciales de un producto o servicio

Las pautas de inspección están estructuradas en una descripción general de la inspección a realizar y en una serie de controles a realizar para comprobar las características esenciales de un producto o servicio.

Para incluirlas en su sistema de gestión informatizado puede realizarlo de dos formas:

  1. Dar de alta la pauta de inspección y sus controles (recomendado). De esta manera podrá vincular los controles individualizados en los proyectos, órdenes de fabricación, riesgos,…
  2. Dar de alta el título de la pauta de inspección y vincular el formato.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Control de la documentación

Una vez terminada de realizar toda la documentación se deben aprobar las nuevas ediciones de los documentos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

CONTEXTO INTERNO Y EXTERNO

En el software GESISO el análisis de contexto interno (fortalezas y debilidades) y externo (amenazas y oportunidades) se realiza mediante una matriz de evaluación de factores internos MEFI y una matriz de factores externos MEFE

🔎 Puede consultar este curso gratuito para profundizar más sobre el CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.

Si la empresa dispone de los factores internos y externos en hojas de Excel puede solicitar al servicio técnico de GESISO® la importación de los mismos.

La evaluación de de factores internos MEFI y de factores externos MEFE se realizará sobre el software GESISO para obtener automáticamente el plan estratégico

Desde el plan estratégico podemos derivar las acciones estratégicas definidas para cada factor a objetivos, propuesta de mejoras o acciones estratégicas directas.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

GESTIÓN DEL RIESGO

El software GESISO puede importar desde los datos de su propia instalación los siguientes:

🔎 Puede consultar este curso gratuito para profundizar más sobre la GESTIÓN DE LOS RIESGOS.

Una vez importados los datos puede personalizarlos o añadir otros nuevos y posteriormente vincularlos con los procesos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Incidencias

Se importan desde hojas de Excel. Únicamente hay que organizar la hoja de Excel según se indica en el software GESISO e importar los datos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

No confomidades de proceso (internas)

Se importan desde hojas de Excel. Únicamente hay que organizar la hoja de Excel según se indica en el software GESISO e importar los datos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

No conformidades de proveedores o subcontratas

Se importan desde hojas de Excel. Únicamente hay que organizar la hoja de Excel según se indica en el software GESISO e importar los datos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Reclamaciones, quejas o sanciones

Se importan desde hojas de Excel. Únicamente hay que organizar la hoja de Excel según se indica en el software GESISO e importar los datos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Sugerencias de clientes y partes interesadas

Se importan desde hojas de Excel. Únicamente hay que organizar la hoja de Excel según se indica en el software GESISO e importar los datos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Acciones correctivas

Se importan desde hojas de Excel. Únicamente hay que organizar la hoja de Excel según se indica en el software GESISO e importar los datos.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

Otros registros

Otros registros como pueden ser:

Los registros que se tengan en hojas de Excel puede consultar con el soporte técnico de GESISO la posibilidad de su importación.

Procedimiento general de GESISO que le aplica

CONSOLIDACIÓN DE LA DEFINICIÓN DEL SISTEMA ISO 9001

Ahora, para continuar con informatizar el sistema de gestión ISO 9001, tenemos que analizar algunos aspectos del sistema que hemos definido y consolidar la información.

Análisis del contexto interno y externo

Anteriormente habiamos dado de alta en el sistema los factores de contexto internos (fortalezas y debilidades) y los internos (amenazas y oportunidades)

Para realizar el análisis del contexto interno le enlazamos con la guía de implantación ISO 9001

Asignación de los riesgos identificados a los procesos

Una vez que hemos definido los conjuntos de eventos (evento+impacto+causa), cómo ya tenemos definidos y aprobados los procesos unicamente tenemos que vincular cada proceso con los conjuntos de evento que le correspondan.

En la siguiente ficha de ayuda del software GESISO puede ver cómo se realiza…

Debe vincular conjuntos de eventos a todos los procesos que haya definido.

¿Si no me siento capacitado o animado para hacerlo yo solo?

Si quiere o necesita ayuda para informatizar su sistema de gestión ISO 9001, 14001,… tradicional puede ponerse en contacto con nosotros.

Tenemos alianzas estratégicas y acuerdos con empresas de consultoría y consultores freelance expertos en la gestión del las normas internacionales de gestión y en el manejo del software GESISO con los que les pondremos en contacto y que pueden ayudarle.  Puede verlos aqui…

Conclusiones finales a cómo informatizar mi sistema de gestión ISO 9001.

Hemos terminado este artículo de como informatizar mi sistema de gestión ISO 9001.

Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.

Puede descargar este artículo en PDF desde la parte inferior de la página. Si utiliza un artículo, o un curso de los que iremos publicando, para divulgar en sus publicaciones o en otros ámbitos, le agradeceríamos que nos referencie como fuente e incluya un enlace a nuestra pagina web.

Le agradeceríamos también que, si le gusta este artículo, lo comparta en las redes sociales que figuran al final de esta página.

El Equipo de GESISO®

DEMO GESISO

El único riesgo de probar el Software GESISO, es la probabilidad de que mejores tú conocimiento sobre la informatización de los sistemas de gestión ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, la gestión del riesgo, la gestión de proyectos y la gestión de competencias. Si descarga la DEMO no le molestaremos con contactos comerciales.

error: El contenido está protegido!!
Botón arriba