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Software de gestión ISO

Indicadores de proceso

Indicadores de proceso

En este curso veremos cómo se realiza la gestión de los indicadores de proceso en el entorno de las normas ISO 9001, 14001 y 45001 y su aplicación informatizada en el software GESISO.

¿Qué son los indicadores de proceso?

Los indicadores de proceso son “sensores” que, mediante su seguimiento periódico, nos indican la capacidad y desempeño del proceso en relación con los resultados planificados o esperados.

El seguimiento y medición de los procesos en el entorno de las normas ISO 9001, 14001, 45001,… lo realizaremos los indicadores de proceso que definamos para cada proceso.

Según los requisitos de la norma ISO 9001 todos los procesos que tengamos identificados deben tener al menos un indicador de proceso definido.

Gestión de los indicadores de proceso

Para determinar indicadores de proceso, es aconsejable que su empresa considere el tipo y el grado de seguimiento o medición apropiado para cada uno de sus procesos en relación con su impacto sobre:

  • la conformidad con los requisitos de los bienes y servicios,
  • las expectativas de los clientes,
  • las necesidades de la empresa,
  • la eficacia del sistema de gestión,
  • los aspectos ambientales,
  • cuestiones relacionadas con la seguridad y salud e el trabajo,

Como ejemplo de indicadores de seguimiento y medición de los procesos, se pondrían considerar los siguientes parámetros:

  • la capacidad,
  • el tiempo de reacción,
  • el tiempo del ciclo productivo,
  • el rendimiento,
  • la eficacia de las personas de la empresa,
  • la reducción de desperdicios
  • los residuos generados
  • el ratio de accidentes de trabajo

Para cada proceso se establecerán los indicadores de seguimiento que sean necesarios para poder comprobar la capacidad del proceso para alcanzar los resultados planificados o esperados.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Definición de procesos - indicadores
Definición de procesos – indicadores

Definición de los indicadores de proceso

Los indicadores que podemos definir son:

Globales: Nos miden globalmente cantidades, número de veces,… que se han producido en el periodo de tiempo de seguimiento del indicador. P.e.:

  • nº de no conformidades de proceso que se han detectado en el periodo de seguimiento = 5 veces
  • Litros de combustible consumidos en el periodo de seguimiento = 1000 litros

Relativizados: Nos miden cantidades, número de veces,… que se ha producido en el periodo de tiempo de seguimiento relativizado sobre las actividades, producción,… realizadas en el mismo periodo. P.e.:

  • nº de no conformidades de proceso = 5; Ordenes de fabricación realizadas = 100; Resultado = 5 %
  • Litros de combustible consumidos = 1000; Ordenes de fabricación realizadas = 100; Resultado = 10 litros/orden

Al dar de alta los indicadores de cada uno de ellos se establecerá:

  • Indicador: Que se debe medir en ese proceso
  • Criterio de aceptación: Se definirán los parámetros superior e inferior aceptables del indicador (resultado planificado o esperado).
  • Método de medición: Se especificará cómo se debe medir el indicador (habitualmente se indicará la fórmula matemática que calcula los datos y nos da el resultado)
  • Tipo de indicador. Se definirá el tipo de indicador según los aspectos que controla del proceso.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Indicador de proceso
Indicador de proceso

Una vez establecidos los parámetros generales del indicador, se definirán los parámetros de periodicidad de la medición, indicando:

  • Frecuencia de la medición.
  • Responsable de realizar la medición.
  • Herramientas para realizar la medición (hardware, software,….)
  • Documentos y/o registros a utilizar para realiza la medición.

Cuadro de mando de gestión de indicadores de proceso

Una vez hayamos definido los indicadores de proceso, en el software GESISO los indicadores de proceso se nos muestran en un cuadro de mando de gestión, donde podemos ver mediante datos o gráficos los resultados de todos los indicadores de proceso activos.

Indicadores de proceso
Cuadro de mando de gestión de indicadores de proceso

Desde el cuadro de mando de gestión de indicadores de proceso podemos realizar las siguientes actividades:

  • Dar de alta seguimientos periódicos.
  • Activar o desactivar un indicador (aparece o no en el cuadro de mando)
  • Variar sus criterios de aceptación (resultados planificados o esperados)
  • Modificar su periodo de seguimiento.
  • Consultar gráficamente los resultados del seguimiento.

Seguimiento periódico de los indicadores

El software GESISO dispone de múltiples indicadores de seguimiento automático (no conformidades, reclamaciones, costes de no calidad, acciones formativas,…) a través de los datos introducidos en las respectivas pantallas de gestión, lo que nos permite un gran ahorro de tiempo en la gestión de los indicadores.

Si tiene activados algunos de estos indicadores no es necesario introducir los datos de seguimiento.

Al resto de indicadores, dependiendo del periodo de seguimiento, les realizaremos el seguimiento introduciendo la información:

  • Fecha de seguimiento
  • Periodo de seguimiento
  • Resultado del seguimiento

Ejemplo sobre el software GESISO…

Seguimiento de indicadores
Seguimiento de indicador

Si en el seguimiento de algún indicador se reflejan unos resultados que no son acordes con los planificados o esperados (no se ha conseguido o es dudoso) se deben estudiar los siguientes puntos:

  • Acciones a tomar: Se decidirá si hay que tomar alguna acción inmediata para corregir los resultados obtenidos, esperar para ver tendencias en los siguientes seguimientos o abrir una acción correctiva para realizar un análisis más profundo.
  • Propuestas de mejora: se analizarán las mejoras que se necesitan para mejorar el desempeño del proceso. Estas mejoras posteriormente se deben gestionar según las especificaciones del procedimiento de mejora continua

La gestión continuada del seguimiento de los indicadores de proceso consiste en dar de alta sobre el software GESISO los resultados de cada indicador de proceso en el periodo de tiempo establecido en cada uno de ellos.

Consulta de los indicadores de proceso.

El software GESISO dispone de de varias utilidades desde las cuales consultar gráficamente los resultados del seguimiento de los indicadores:

Desde el cuadro de mando de gestión de indicadores…

Grafico de seguimiento desde el cuadro de mando de gestión

Desde el cuadro de mando de consulta de indicadores…

Cuadro de mando de indicadores
Cuadro de mando de consulta de indicadores de proceso
Indicador gráfico imprimible
Gráfico de seguimiento de indicadores de proceso

Desde el cuadro de mando de consulta gráfico de indicadores…

Gráfico indicadores ambientales
Gráfico de seguimiento de indicadores ambientales

Análisis de los resultados de los indicadores de proceso.

El resultado del seguimiento de los indicadores de proceso se analiza en la revisión del sistema por la Dirección.

El software GESISO analiza los seguimientos realizados a los indicadores de proceso en el periodo de la revisión del sistema por la dirección y presenta los datos automáticamente para que el responsable del sistema los analice y comente y posteriormente la Dirección decida las acciones a realizar.

Con los datos de seguimiento presentados por el software GESISO la Dirección determinará cómo ha sido el desempeño de los procesos, decidiendo si se mantienen los criterios de aceptación de los indicadores de proceso o se modifican.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Indicadores de proceso. Revisión del sistema
Indicadores de proceso. Revisión del sistema

Conclusiones finales.

En este curso hemos visto la gestión de los indicadores de proceso y cómo realizarla en la empresa y en el ámbito de su sistema de gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo,….

Por supuesto sabemos que lo que hemos explicado en este curso no es válido para todas las empresas, pero sí para la mayoría, y si hemos podido contribuir a aclararle algunas dudas nos damos por satisfechos.

Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.

Puede descargar este artículo en PDF desde la parte inferior de la página. Si utiliza un artículo, o un curso de los que iremos publicando, para divulgar en sus publicaciones o en otros ámbitos, le agradeceríamos que nos referencie como fuente e incluya un enlace a nuestra pagina web.

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