En este curso veremos cómo se realiza la gestión de la acción correctiva en el entorno de las normas ISO 9001, 14001, 45001,.. y su aplicación informatizada en el software GESISO.
La acción correctiva se abre para eliminar la causa que ha motivado que se haya producido una situación indeseada (no para la corrección de la situación indeseada que se ha producido), por lo que su definición y análisis debe ir encaminada a analizar en profundizar la causa que ha motivado que se haya producido esa situación indeseada.
Vea el siguiente video. En 5 minutos comprobará todo lo que el software GESISO puede hacer por su empresa…
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Buscar la causa de la acción correctiva
Para buscar la causa que ha motivado que se haya producido una situación indeseada podemos utilizar la técnica de los 5 porqués…
Procedencia de la acción correctiva
Las acciones correctivas, normalmente provendrán de:
- Se detecte una no conformidad repetitiva o sistemática de cualquier procedencia.
- Como resultados de auditorías internas o externas. Todas las no conformidades detectadas en las auditorías internas o externas llevan con sigo la implantación de una acción correctiva.
- Cuando se produzcan problemas de suficiente importancia.
- Incidencias con los proveedores repetitivas, sistemáticas, de alto coste para la organización,…
- Sanciones Administrativas repetitivas que precisen tratamiento específico.
- Situaciones de emergencia y/o accidente que se repitan o que precisen tratamiento específico.
- Consecuencias ocasionadas por cambios de la documentación o del sistema de trabajo.
- Riesgos que se materializan en exceso en los que las acciones de mitigación se muestran ineficaces.
- …
¿Cuándo dar de alta una acción correctiva?
Y aquí surge una gran duda… ¿Tenemos que abrir acciones correctivas para todas las no conformidades, incidencias, reclamaciones de clientes,…?
Y la respuesta es… NO
Lo explicamos con este ejemplo…
1.- Durante el embotellado en la línea A 200 botellas salen con la etiqueta mal colocada. Tratamiento:
- Es una No conformidad de proceso
- Causa: fallo de la etiquetadora
- Solución: Ajustar la etiquetadora. Quitar las etiquetas mal colocadas y volverlas a poner bien.
2.- Otro día en la línea A salen otra vez etiquetas mal colocadas: Tratamiento:
- Es una No conformidad de proceso
- Causa: fallo de la etiquetadora
- Solución: Volver a ajustar la etiquetadora. Quitar las etiquetas mal colocadas y volverlas a poner bien.
- Estar alerta de nuevos fallos.
3.- Y otro día en la línea A salen otra vez etiquetas mal colocadas: Tratamiento:
- Abrimos una Acción Correctiva por reiteración de la misma no conformidad de proceso.
- Profundizamos en el estudio de la causa (técnica de los 5 porqués) que provocan que las etiquetas salgan mal colocadas y vemos que el eje de la etiquetadora está desgastado.
- Acciones a realizar: En consonancia con el estudio de la causa las acciones correctivas a realizar son:
- Incluir el eje de la etiquetadora en el plan de mantenimiento preventivo
- Cambiar el diseño del eje, poniendo uno con un material más resistente al desgaste.
- Para evaluar la eficacia de la acción correctiva se vigila que al menos durante un periodo de tiempo adecuado no se vuelva a producir que salgan las etiquetas mal colocadas
Y para terminar de gestionar correctamente este ejemplo abriríamos una acción de mejora para tomar las mismas acciones con la línea de embotellado B (aunque no se hayan producido no conformidades en esa línea)
Apertura de la acción correctiva
Cuando se detecta la necesidad de abrir una acción correctiva el responsable del sistema de gestión abre un informe de acción correctiva, indicando la fecha de apertura.
Le mostramos una imagen de ejemplo del software GESISO…
Posteriormente se analiza el origen y la causa que ha motivado la apertura de la acción correctiva.
- Origen y/o procedencia de la acción: No conformidad o problema a eliminar. Normalmente el origen será la no conformidad de la que proviene o la situación indeseable que se quiere evitar.
- Análisis de las causas que han motivado la apertura de la acción correctiva: Es la causa que provoca la apertura de la acción. Se determinará en el estudio de la no conformidad (p.e. errores repetitivos de medidas), en el resultado de los estudios realizados (p.e. si en el estudio de un proceso detectamos la tendencia a sobrepasar los límites establecidos de rechazo) o a través de técnicas como los 5 porqués.
Definir, ejecutar y verificar la implementación
Identificados el origen y la causa que originan la implantación de una acción correctiva y teniendo en cuenta el alcance de éstas se deberá definir cuál es la acción que va a desarrollarse e implementar la misma.
El responsable del sistema de gestión determinará quién es el responsable de implementar la acción correctiva y el plazo de ejecución de la misma.
En el informe de la acción correctiva o preventiva se debe contemplar en esta fase:
- Acción correctiva propuesta: Acción propuesta para eliminar la causa que produjo la no conformidad, indicando de forma precisa y detallada las actuaciones, criterios o sistemáticas concretas que corrijan la no conformidad y eliminen la causa que la ha producido. La acción correctiva propuesta debe ser apropiada a los efectos de la no conformidad encontrada.
- Responsable y fecha máxima de implementación: Se indicará el Responsable encargado de implementar la acción propuesta y fecha máxima de implementación.
Le mostramos una imagen de ejemplo del software GESISO…
Comprobar y evaluar la eficacia de la acción
Tras la implementación de la acción el responsable del sistema de gestión verificará la misma con el fin de determinar su correcta implementación.
Cuando se haya verificado que la acción correctiva esté correctamente implementada el responsable del sistema de gestión realizará, en un margen de tiempo suficientemente amplio, un seguimiento de la eficacia de la misma y evaluará si la acción adoptada ha sido eficaz para corregir la causa que la origina.
Le mostramos una imagen de ejemplo del software GESISO…
Si la acción desarrollada es eficaz continúa el procedimiento pero si no resulta eficaz deberá volver a analizarse la causa, es decir, se iniciarán de nuevo todas las actividades especificadas en este curso.
En el informe se reflejarán las comprobaciones efectuadas para determinar si la acción implementada ha corregido la causa que hemos determinado en la misma.
Se analizará en el seguimiento de la acción para comprobar:
- Si es necesario actualizar los riesgos y oportunidades
- Si es necesario hacer cambios al sistema de gestión.
Cierre de la acción correctiva
Si la evaluación de la eficacia de la acción implementada determina que se han eliminado la causa que la ha provocado se procederá al cierre de la acción correctiva.
Si la evaluación de la eficacia de la acción implementada determina que no se han conseguido eliminar la causa que la ha provocado deberá volver a analizarse la causa, es decir, se iniciarán de nuevo todas las actividades especificadas en el presente curso.
En el informe se debe contemplar en esta fase:
- Responsable de la evaluación de la eficacia de la acción: Firma electrónica de la persona que ha realizado la evaluación de la eficacia de la acción.
- Fecha de cierre de la acción: La fecha en la que se ha verificado el cierre
- Acción cerrada: Se marcará este campo una vez se haya introducido la firma electrónica y la fecha de cierre.
Conclusiones finales.
En este curso hemos visto la gestión de las acciones correctivas y cómo realizarla en la empresa y en el ámbito de su sistema de gestión de la calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo,…
Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.
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