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Software de gestión ISO

Información documentada

Control de la documentación

En este curso veremos cómo se realiza la gestión de la información documentada interna y externa en el entorno de las normas ISO 9001, 14001 y 45001 y su aplicación informatizada en el software GESISO.

El objeto de este curso es explicar el sistema utilizado para elaborar, controlar, archivar, distribuir y modificar toda la documentación del sistema de gestión integrado, tanto de origen interno como externo, así como evitar el uso de documentación obsoleta.

Tipos de documentos en la información documentada

Normalmente en los sistemas de gestión basados en ISO 9001, 14001,… la información documentada necesaria para la Organización incluye los siguientes documentos:

Manual de gestión

Este documento es la base del Sistema de Gestión.

En él se hace mención al alcance del sistema, se justifican las exclusiones y se hace referencia a los Procedimientos y Procesos que definen el sistema de gestión.

Incluye las responsabilidades genéricas de la dirección con respecto al sistema de gestión, la política de la organización y el mapa de procesos.

Puede descargar un modelo de manual de gestión en este enlace

Procesos

Entendamos un proceso como una serie de actividades estructuradas y relacionadas para convertir unas entradas (p.e. Captación de Negocio) en unas salidas (por ejemplo Pedido solicitado por el cliente), que están sujetas a una serie de controles o requisitos (por ejemplo directrices de marketing y requisitos legales) y que pueden necesitar y consumir recursos de la empresa (p.e. personal, tiempo de trabajo, maquinaria,…)

Los procesos de valor añadido de la empresa son aquellos directamente ligados a los productos y servicios que realiza, y por tanto, orientados al cliente. Como consecuencia, su resultado es percibido directamente por el cliente (se centran en aportarle valor).

🔎 Puede consultar este curso gratuito para profundizar más sobre la DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS.

Ejemplo de estructura de proceso sobre el software GESISO…

asistente de procesos
Asistente de procesos

Procedimientos generales

Los procedimientos generales  describen la forma específica de llevar a cabo una determinada actividad en la gestión del sistema.

Para informatizar el sistema de gestión el software GESISO tiene también incorporados un procedimiento general por cada requisito de de las normas ISO 9001, ISO 14001,..

Estos procedimientos generales están en formato Word y explican qué hay que hacer con respecto al requisito de la norma que trata y cómo se hace sobre el software GESISO de una manera gráfica y explicativa.

Ejemplo de procedimiento general sobre el software GESISO…

Procedimiento general
Procedimiento general

Procedimientos técnicos o instrucciones

Los procedimientos técnicos o instrucciones técnicas describen de forma estructurada cómo se realiza una operación técnica.

Los procedimientos técnicos están estructurados en una descripción general de la actividad a realizar y en una serie de etapas de tareas secuenciales que hay que ir realizando para cumplir la actividad principal.

Ejemplo de procedimiento técnico sobre el software GESISO…

Procedimiento técnico
Procedimiento técnico

Impresos y formularios. Registros

Los impresos y formularios son documento que presentan los resultados obtenidos y proporcionan evidencia de las actividades realizadas.

Sirven para plasmar en ellos la ejecución efectiva de las actividades realizadas.

Una vez se hayan cumplimentado los impresos y formularios se  transforman en Registros o datos, que permitirán llevar a cabo el seguimiento del cumplimiento de lo establecido y determinar la eficacia del sistema.

Impresos o formularios son: albaranes de entrega, facturas, hojas de pedido,…

Registros son: albaranes de entrega cumplimentados, certificados de calibración, certificados de cursos de formación,…

Datos son: inventarios de maquinaria, listados de proveedores,…

La característica principal que diferencia a los registros de los datos es que los registros, una vez realizada la acción que los genera, no se pueden modificar ya que dejan constancia de un hecho (p,e, un informe de inspección)  y los datos pueden evolucionar (p.e. el inventario de maquinaria).

Los registros pueden estar documentados en cualquier tipo de soporte (papel, informático, audio, video,…)

En el software GESISO están incluidos todos los datos y registros que se generan en sus pantallas de gestión.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Formatos y formularios. Registros
Formatos y formularios. Registros

Especificaciones técnicas de productos y servicios

Las especificaciones técnicas son documentos que describen las características que definen los productos y servicios, sus requisitos y los criterios de aceptación.

Las especificaciones de los bienes y servicios pueden estar definidas de muchas maneras: en fichas de producto o servicio, planos, proyectos, prototipos, instrucciones,….

Ejemplo sobre el software GESISO…

Ficha de productos propios
Ficha de productos propios

Pautas de inspección. Controles.

Las pautas de inspección son documentos en los que se indican las actividades encaminadas a comprobar las características esenciales de un producto o servicio

Están estructuradas en una descripción general de la inspección a realizar y en una serie de controles a realizar para comprobar las características esenciales de un producto o servicio.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Controles de la pauta de inspección
Controles de la pauta de inspección

Información documentada externa. Legislación.

Consideramos documentación de origen externo a toda aquella legislación, normativa, manuales o cualquier otro tipo de información que son necesarios para la planificación y la operación del desarrollo de los productos o servicio y que no hayan sido elaborados en la empresa.

La documentación de origen externo se controlará mediante el software GESISO….

Ficha de legislación
Ficha de legislación

Control de la información documentada

Cuando hayamos terminado el desarrollado de toda la documentación del sistema el Responsable de la empresa debe revisarla con los responsables de desarrollar la actividad contemplada en cada documento y con la Dirección de la empresa.

Las modificaciones que surjan de la revisión de la documentación se editarán sobre los borradores correspondientes en el software GESISO.

Aprobación de la información documentada

Una vez realizadas todas las modificaciones, los borradores de toda la documentación se tienen que aprobar para que la documentación pueda ser distribuida a todos los niveles de la empresa donde sea necesaria para la gestión de las actividades.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Aprobación de documentos
Aprobación de documentos

Posteriormente se puede modificar cualquier documento convirtiendo el documento aprobado en un borrador, modificarle y volver a realizar la aprobación de la nueva edición.

Modificación de la información documentada

El sistema documental de la empresa tiene que estar vivo.

Esto significa que debemos reflejar en los documentos que forman parte de nuestro sistema de gestión todas las modificaciones provocadas habitualmente por las siguientes circunstancias…

  • Desarrollo documental inicial erróneo o incompleto
  • Resultados de auditorías internas o externas
  • Acciones correctivas
  • Implantación de mejoras
  • Nuevos procesos o cambios en los existentes
  • Nuevos productos o servicios o cambios en los mismos
  • Nuevas tecnologías en los procesos productivos
  • Control informático de procesos o a nivel administrativo
  • Cambios organizacionales
  • Nuevos formularios o modificación de los existentes
  • Cambios en el archivo de los registros
  • Cambios en la legislación o la normativa aplicable.

La gestión continuada de las modificaciones documentales consiste en modificar, eliminar o añadir nuevos documentos al sistema de gestión según las necesidades de la empresa mediante el ciclo BORRADOR – ESTUDIO – APROBACION.

Hay que tener muy presente que si modificamos documentos que tienen distribuidas copias en soporte papel las mismas se deben actualizar mediante la distribución de la nueva edición del documento, recogiendo la copia de la edición anterior y destruyéndola.

Distribución de la información documentada

Toda la documentación del sistema de gestión que este aprobada estará distribuida electrónicamente mediante el software GESISO a todos los usuarios autorizados a acceder al mismo.

La distribución de cada documento a los usuarios del software GESISO se define en el propio documento, indicando en que parte de la gestión del sistema se debe presentar.

En el ejemplo siguiente se define que el proceso de NO CONFORMIDADES se debe tener disponible en la gestión de no conformidades y reclamaciones.

Ayuda en no conformidad de proceso
Ayuda en no conformidad de proceso

La distribución en copia papel o informática (PDF) de los documentos se realizará en aquellos casos en los que los usuarios de la documentación no puedan acceder al software GESISO.

Distribución de documentos
Distribución de documentos

Cuando la distribución de un documento en copia de papel se debe a un cambio de edición por modificación del documento anterior, el Responsable del Sistema recogerá los documentos obsoletos en soporte papel y los destruirá.

Conclusiones finales.

En este curso hemos visto la gestión de la información documentada y cómo realizarla en la empresa y en el ámbito de su sistema de gestión de la calidad, ambiental,….

Por supuesto sabemos que lo que hemos explicado en este curso no es válido para todas las empresas, pero sí para la mayoría, y si hemos podido contribuir a aclararle algunas dudas nos damos por satisfechos.

Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.

Puede descargar este artículo en PDF desde la parte inferior de la página. Si utiliza un artículo, o un curso de los que iremos publicando, para divulgar en sus publicaciones o en otros ámbitos, le agradeceríamos que nos referencie como fuente e incluya un enlace a nuestra pagina web.

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