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Software de gestión ISO

Comunicación organizacional

Comunicación organizacional

En este curso veremos cómo se realiza la comunicación organizacional interna y externa en el entorno de las normas ISO 9001, 14001 y 45001 y su aplicación informatizada en el software GESISO.

La comunicación organizacional multidireccional interna garantiza que todos los mandos y empleados comprendan el sistema de gestión implantado, los objetivos de nuestro sistema de gestión y puedan contribuir a cumplir la política y a la mejora continua.

La comunicación organizacional externa comprende todas aquellas recibidas por escrito o verbalmente desde las partes interesadas externas.

Gestión de la comunicación organizacional

Comunicación interna

La comunicación interna se basa en la transmisión de información entre los distintos niveles del organigrama orgánico y del organigrama funcional.

Esta comunicación se realiza a través de reuniones, anuncios, publicaciones internas, entrega de información documentada o desde el programa GESISO.

En concreto se realiza comunicación interna de las siguientes actividades:

  • próximas auditorias y resultados de las mismas.
  • plan de formación a las personas involucradas.
  • requisitos del cliente mediante la entrega a los departamentos afectados de los documentos necesarios.
  • los objetivos.
  • los aspectos ambientales.
  • los riesgos en el ámbito de la  seguridad y salud en el trabajo.
  • acciones correctivas abiertas.
  • seguimiento de las acciones correctivas adoptadas.
  • resultados de las auditorias.
  • reclamaciones, quejas o sanciones de los Clientes o partes interesadas.
  • sugerencias del personal de la Organización.
  • necesidades y/o expectativas de los clientes detectadas.
  • acciones de formación, toma de conciencia y sensibilización.
  • aprobación de documentos del sistema o el cambio de ediciones de los mismos.
  • distribución de la documentación del sistema.

Las personas de la Organización deben comunicar a sus superiores,  o directamente al Responsable del sistema de gestión,  de cualquier sugerencia o aspecto destacable que aprecie en su puesto o área de trabajo o en el Sistema de Gestión orientado a la detección de peligros y sugerencias para su eliminación, minimización y control.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Reuniones
Comunicaciones. Reunión interna

Consulta y participación

En caso de sistemas de gestión de seguridad y salud laboral la Dirección de la Organización consultará a los trabajadores con la debida antelación la adopción de las decisiones relativas a:

  • La planificación y la organización del trabajo en la Organización y la introducción de nuevas tecnologías.
  • La evaluación de riesgos y la determinación de los controles.
  • La participación en la investigación de incidentes.
  • La involucración en el desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos
  • La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y el medioambiente, incluida la designación de trabajadores o el recurso a un servicio de prevención ajeno.
  • La designación de trabajadores encargados de las medidas de emergencia.
  • Los procedimientos de información y documentación.
  • El proyecto y la organización de las actividades formativas.
  • Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la seguridad y salud en el trabajo y el medioambiente.
  • consulta cuando hay cualquier cambio que afecte al sistema de gestión
  • consulta con los proveedores y subcontratistas cuando haya cambios que afecten a su Sistema de seguridad y salud laboral
  • resultados de las revisiones por la Dirección del sistema de gestión.
  • La determinación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
  • El establecimiento de la política
  • La asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la organización
  • La determinación de cómo cumplir los requisitos legales y otros requisitos
  • El establecimiento de los objetivos y la planificación para lograrlos
  • La determinación de qué necesita seguimiento, medición y evaluación
  • La planificación, el establecimiento, la implementación y el mantenimiento de programas de auditoría
  • El aseguramiento de la mejora continua.”

Se debe informar a los trabajadores acerca de sus acuerdos de participación, incluido quién o quiénes son sus  representantes en temas de seguridad y salud en el trabajo.

La Organización debe asegurarse de que, cuando sea apropiado, se consulte a las partes interesadas externas sobre los temas de seguridad y salud laboral pertinentes.

Si la Organización cuenta con representantes de los trabajadores, las consultas a que se refiere el apartado anterior se llevarán a cabo con dichos representantes.

Comunicación externa

Para todos los sistema de gestión hay que comunicar externamente la política de la organización.

Para sistemas de gestión ambiental ISO 14001 además hay que comunicar externamente una declaración de desempeño ambiental.

En sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo algunas certificadoras piden que se comunique externamente una declaración de desempeño de seguridad y salud en el trabajo.

Plan de comunicación organizacional

Las comunicaciones internas o externas que se deban realizar a las partes interesadas se reflejan en la ficha de cada parte interesada.

En la ficha de comunicaciones a partes interesadas se debe reflejar:

  • Qué comunicar
  • Cómo se comunica
  • Cuándo se comunica
  • Quién debe realizar la comunicación

Ejemplo sobre el software GESISO…

Implantación ISO 9001 desde cero
Comunicaciones con partes interesadas
Implantación ISO 9001 seguimiento
Plan de comunicación

Registro de la comunicación organizacional

De las comunicaciones realizadas se registrará la siguiente información:

  • Fecha de la comunicación.
  • Tipo de la comunicación.
  • Asunto. Descripción general del tema de la comunicación.
  • Remitente o destinatario. Persona o parte interesada que realiza o recibe la comunicación.
  • Resumen de la comunicación.

Ejemplo sobre el software GESISO…

Comunicación organizacional
Comunicación organizacional

En las comunicaciones internas realizadas al personal de la organización la información de la comunicación se reflejará automáticamente en la ficha de la persona…

Comunicación. Ficha de personal
Comunicación. Ficha de personal

En caso de comunicaciones externas de partes interesadas es posible que haya requisitos que la organización deba cumplir. En este caso sobre el software GESISO se puede realizar una extracción de requisitos para incorporarlos al cuestionario de evaluación periódica de requisitos…

Comunicaciones - requisitos
Comunicaciones externas. Extracción de requisitos.

Seguimiento del plan de comunicación

El software GESISO nos presentará un plan de seguimiento de las comunicaciones a realizar a las partes interesadas según los plazos establecidos en cada comunicación que hayamos dado de alta…

Comunicaciones. Seguimiento del plan de comunicación
Comunicaciones. Seguimiento del plan de comunicación

Desde el propio plan de seguimiento de las comunicaciones con las partes interesadas se da de alta el registro del seguimiento de las comunicaciones.

Análisis de la comunicación organizacional

El análisis de la comunicación organizacional se realiza en la revisión del sistema de gestión por la dirección.

El software GESISO automáticamente incluye en la revisión del sistema por la Dirección todas las comunicaciones realizadas, internas o externas, y el seguimiento realizado al plan de comunicación con las partes interesadas.

Comunicación. Revisión del sistema
Comunicación. Revisión del sistema

Conclusiones finales.

En este curso hemos visto la gestión de la comunicación organizacional y cómo realizarla en la empresa y en el ámbito de su sistema de gestión de la calidad, ambiental,….

Por supuesto sabemos que lo que hemos explicado en este curso no es válido para todas las empresas, pero sí para la mayoría, y si hemos podido contribuir a aclararle algunas dudas nos damos por satisfechos.

Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.

Puede descargar este artículo en PDF desde la parte inferior de la página. Si utiliza un artículo, o un curso de los que iremos publicando, para divulgar en sus publicaciones o en otros ámbitos, le agradeceríamos que nos referencie como fuente e incluya un enlace a nuestra pagina web.

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