En este curso veremos cómo se realiza la gestión de la competencia, formación y toma de conciencia del personal de su organización en el entorno de las normas ISO 9001, 14001, 45001,.. y su aplicación informatizada en el software GESISO.
¿Qué es competencia, formación y toma de conciencia?
Competencia significa la capacidad con la que las personas aplican los conocimientos y las habilidades con el fin de conseguir los resultados previstos.
Formación son las acciones formativas, desarrolladas e impartidas, encaminadas a que el personal de la organización adquiera las competencias y habilidades necesarias para desarrollar sus cometidos en situaciones reales de trabajo.
Toma de conciencia consiste en las acciones encaminadas a asegurar que cualquier persona o parte interesada que realice trabajos bajo control de la organización sea consciente del papel que desempeña, es decir, que todas las personas sepan exactamente lo que tienen que hacer y cuál es el objetivo de lo que van a ejecutar.
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Determinación de la competencia necesaria
La Dirección deberá asegurar que el personal que forma parte de la Organización tenga competencia en las tareas que tiene encomendadas y este concienciado y cualificado en los temas de calidad, ambientales y de seguridad y salud en el trabajo que les afecten.
Para ello se analizarán las necesidades de formación del personal y en base a las mismas se diseñarán planes de formación, entrenamiento, toma de conciencia, mentalización y sensibilización.
La Organización también se debe asegurar que sus trabajadores son conscientes de la relevancia e importancia de:
- sus actividades,
- la importancia de la política de la Organización,
- cómo contribuyen a la consecución de los objetivos,
- los impactos ambientales significativos actuales o potenciales,
- los riesgos en materia de seguridad y salud en el trabajo y de sus funciones y responsabilidades en materia de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo.
Análisis de la competencia de nuestro personal
La competencia necesaria para cada persona que realiza, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión, de su desempeño ambiental y en materia de seguridad u salud en el trabajo y su capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos se refleja en las fichas los perfiles de puesto de trabajo que ocupa.
En el curso de Perfiles de Puesto de Trabajo le explicamos la definición de los mismos.
El responsable del sistema de gestión comprobará que las personas que ocupan los perfiles de puesto de trabajo son competentes para su desarrollo basándose en la educación, formación o experiencia que poseen y lo reflejará en la ficha de personal del software GESISO.
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Necesidades de competencia y formación
Las necesidades de formación principalmente surgen como consecuencia de la necesidad de que las personas que ocupan un determinado perfil de puesto de trabajo adquieran las competencias necesarias para el desarrollo de las responsabilidades contempladas en el mismo.
También las necesidades de competencia y formación pueden surgir como consecuencia de:
- Necesidades puestas de manifiesto por Dirección o por cualquier responsable de departamento.
- Personal de nueva incorporación y personal que cambia de tareas.
- Exigencias emanadas por los nuevos servicios que se ofrecen a los clientes.
- Nuevos aspectos ambientales significativos y sus impactos asociados.
- Nuevos riesgos en materia de seguridad y salud en el trabajo.
- Exigencias procedentes de nueva normativa o legislación.
- Exigencias procedentes de nuevas tecnologías.
- Otras causas no especificadas en los puntos anteriores.
Una vez detectada la necesidad de llevar a cabo una acción de formación se analiza ésta por el Responsable del Sistema con el fin de determinar su aprobación o no aprobación y las acciones a realizar en cada caso.
Las necesidades de acciones de formación detectadas se documentarán en el Informe de necesidades de formación, donde debe figurar:
- La necesidad detectada
- El motivo que provoca la necesidad detectada.
- El análisis de la necesidad detectada.
- Firma electrónica de la persona que ha analizado la necesidad.
- Acciones que se deben realizar.
Ejemplo sobre el software GESISO…
Acciones de competencia y formación
De acuerdo con las necesidades de formación detectadas, se elaborará o actualizará un Programa de formación en el que identificará y planificará las actividades de formación previstas.
También se incluirán en el Plan de Formación aquellos cursos o acciones formativas que otras Organizaciones ofrezcan a la Organización y que está considere interesantes, aunque no se hayan detectado estas necesidades de formación de la forma anteriormente descrita.
Las acciones formativas y el plan de formación se documentarán en la ficha de la acción formativa, donde debe figurar:
- Título de la acción formativa
- Tema de la acción formativa
- Objetivos de la acción formativa
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Definición de la acción de formación
Una vez aprobada una acción formativa e incluida en el plan anual de formación, el Responsable del Sistema identificará y asignará los recursos necesarios, internos y/o externos, para realizar la acción formativa. Asimismo establecerá que personas de la Organización deberán asistir a esta acción formativa.
En la ficha de la acción formativa, debe figurar:
- Datos de la acción formativa (fechas, duración, quién imparte, donde se imparte,…)
- Asistentes a la acción formativa
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Realización de las acciones de competencia y formación
Cuando hayamos organizado una acción formativa, asistirán al mismo el personal de la Organización que haya designado el Responsable del Sistema de gestión.
Las acciones formativas que se hayan realizado por cualquier persona perteneciente a la Organización serán incluidas por el Responsable del Sistema de gestión en la ficha de personal, donde debe figurar:
- Nombre y apellidos.
- Acción formativa realizada.
- Fecha de terminación de la acción formativa.
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Evaluar los resultados de las acciones formativas
Cuando se haya impartido una acción formativa se deben evaluar los resultados obtenidos.
La evaluación se realizará sobre el Alumno comprobando si el mismo ha adquirido los conocimientos requeridos y la competencia necesaria, y si estos conocimientos y competencia son llevados a la práctica de forma correcta.
El Responsable del Sistema incluirá en la ficha de personal los resultados de la evaluación de la acción formativa realizada por el alumno.
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Toma de conciencia
La Organización se asegurará de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la Organización tomen conciencia de:
- la política de la Organización
- los objetivos de la Organización
- su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño en los productos y servicios prestados, el desempeño ambiental y el desempeño en materia de seguridad y salud en el trabajo.
- las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión y del incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de la organización.
- los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o potenciales relacionados, asociados con su trabajo.
- Los riesgos identificados en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Las acciones encaminadas a concienciar al personal en los temas de calidad, ambientales y de seguridad y salud laboral que les afecten se realizarán a base de reuniones periódicas.
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Conclusiones finales.
En este curso hemos visto la gestión de la competencia y formación del personal y cómo realizarla en la empresa y en el ámbito de su sistema de gestión de la calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo,…
Por supuesto sabemos que lo que hemos explicado en este curso no es válido para todas las empresas, pero sí para la mayoría, y si hemos podido contribuir a aclararle algunas dudas nos damos por satisfechos.
Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.
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