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Software de gestión normas ISO

Objetivos

Objetivos

En este curso veremos cómo se realiza la gestión de los Objetivos en el entorno de las normas ISO 9001, 14001, 45001,.. y su aplicación informatizada en el software GESISO.

Las normas ISO 9001, 14001, 45001,… nos piden que la empresa debe establecer objetivos de la calidad, ambientales, de seguridad y salud en el trabajo,… para las funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios.

¿Qué son los objetivos?

Un objetivo es el fin al que se desea llegar.

Todas las empresas deben tener objetivos. Estos pueden ser muy variados y afectar a toda la empresa o a una parte de ella. Podemos tener objetivos de vender más, gastar menos, ampliar el beneficio,…

Las normas ISO 9001, 14001, 45001,… nos exigen cómo requisito que tengamos definido al menos un objetivo que esté relacionado con la norma que corresponda (entre otros objetivos empresariales que podamos tener).

Estos objetivos pueden estar relacionados con la satisfacción del cliente, formación de personal, mejora, indicadores de proceso, desempeño ambiental, reducción de residuos, disminución de accidentes,…

Nunca debemos considerar cómo objetivo «algo» que tengamos que hacer. Por ejemplo, no podemos considerar como objetivo…

  • un requisito legal aplicable a nuestras actividades propias
  • requisitos de las normas internacionales de gestión
  • necesidades o requisitos de los clientes o partes interesadas
  • el cumplimiento de las normas que apliquen al producto o servicio

Por ejemplo… se ha aprobado legislación relativa a nuestra actividad que incluye los requisitos que deben cumplir nuestras instalaciones. No podemos definir un objetivo que sea «adaptar nuestras instalaciones a la legislación» porque es una obligación.

¿Cómo se deben definir los objetivos?

Los objetivos que se definan deben…

En el entorno de las normas ISO 9001, 14001, 45001,… los objetivos que se definan deben…

  • tener coherencia con la política. Los objetivos que definamos deben ser coherentes con nuestra política. No tenemos porqué tener un objetivo por cada punto de la política que tengamos definida, pero si alguno relacionado con la misma.
  • ser medibles. Se deben cuantificar cualitativa o cuantitativamente definiendo dónde queremos llegar. Además tenemos que tener cuidado con no confundir los objetivos con las etapas, metas o hitos a llevar a cabo para la consecución de los mismos.

No se puede mejorar lo que no se controla, no se puede controlar lo que no se mide, no se puede medir lo que no se define. W. Edwards Deming

  • tener en cuenta los requisitos aplicables. Se deben considerar los requisitos de nuestro propio sistema de gestión, los de clientes, los legales, normativos de productos o servicios,…
  • ser adecuados para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente. Los objetivos que definamos deben estar enfocados en este sentido.
  • ser objeto de seguimiento. Se debe establecer una periodicidad para la vigencia del objetivo y su seguimiento mediante medición, control y análisis.
  • comunicarse. Los objetivos deben ser comunicados a las partes interesadas internas y a las externas que les apliquen.
  • actualizarse. Dependiendo de los resultados que vayamos obteniendo mediante el seguimiento de los objetivos estos deben actualizarse si es necesario.

Y se deben planificar reflejando…

Los objetivos que definamos para nuestro sistema de gestión (independientemente de la norma internacional que aplique) y para nuestra empresa deben planificarse, definiendo:

  • qué vamos a hacer
  • qué recursos internos y externos necesitamos para desarrollarlo
  • quién será responsable de la implantación del objetivo
  • cuándo se debe finalizar la implantación del objetivo
  • cómo se evaluarán los resultados.

¿Dónde podemos identificar objetivos?

Dentro de la propia gestión de nuestro sistema podemos identificar los objetivos en varias gestiones que realizaremos:

  • Objetivo libre. Es un objetivo que la Dirección quiere conseguir y que no procede de ningún punto de gestión de nuestro sistema. Se puede asociar a objetivos de producción, económicos, de gestión,…
  • Contexto interno y externo. Son objetivos que «nacen» del análisis de contexto de la empresa. Sobre todo van ligados a las oportunidades.
  • Gestión de los riesgos. Desde la gestión de los riesgos podemos dar de alta objetivos enfocados a la reducción de nuestra exposición a determinados riesgos.
  • Propuestas de mejora. Las propuestas de mejora son «vías» para la detección de objetivos. Al analizar una propuesta de mejora interna o externa la podemos canalizar hacía un objetivo.
  • Decisiones tomadas en reuniones internas. En las reuniones internas del comité de calidad, de producción, administrativas,… pueden surgir decisiones que podemos canalizar a objetivos.

En la revisión del sistema por la Dirección se debe determinar cuales son los objetivos que se van a gestionar en el nuevo ciclo de gestión.

Los usuarios del software GESISO pueden dar de alta objetivos directamente de las gestiones relacionadas anteriormente.

Les mostramos unas imágenes de ejemplo del software GESISO…

Hasta aquí hemos visto cómo debemos definir los objetivos de nuestra empresa en el entorno de las normas ISO 9001, 14001, 45001,…

A partir de ahora en este curso vamos a ver cómo tenemos que definir los objetivos de nuestra empresa.

Gestión de los objetivos

La gestión de los objetivos consiste en:

  • definir el objetivo
  • planificación del objetivo
  • seguimiento del objetivo
  • actuaciones sobre los resultados obtenidos

Lo explicamos en los siguientes puntos…

Definición de los objetivos

Cómo hemos visto anteriormente, al definir un objetivo la empresa debe considerar que debe ser medible.

No debemos confundir un objetivo con las etapas, metas o hitos a llevar a cabo para la consecución del mismo.

Por ejemplo… el objetivo de instalar una nueva línea de producción puede no ser en sí mismo el objetivo, sino una meta (una etapa) para el OBJETIVO de aumentar capacidad de producción en un 15 %.

De cada objetivo debemos definir:

  • un título descriptivo del objetivo
  • su cuantificación. Hasta dónde queremos llegar, lo que queremos conseguir,…
  • su alcance. Si aplica a toda la empresa, a un departamento, a un proceso,…
  • las fechas de inicio y fin del objetivo
  • su responsable.
  • los periodos de seguimiento. P.e. trimestral, mensual, semestral,…

Los objetivos que definamos los podemos vincular con los indicadores de proceso.

Planificación del objetivo

Los objetivos deben planificarse. Planificar el objetivo es definir las metas, etapas o hitos a llevar a cabo para la consecución del mismo y determinar la forma de seguimiento periódico para verificar la evolución del objetivo.

Metas del objetivo

En esta imagen…

El objetivo del niño es subir a la cuarta línea de libros

Las metas están reflejadas por los escalones que se deben ir subiendo el niño para alcanzar el objetivo

Por ejemplo… para el OBJETIVO de aumentar capacidad de producción en un 15 % podríamos tener las siguientes metas…

  • Estudio de instalación de una nueva línea de producción
  • Proyecto de instalación y búsqueda de proveedores
  • Instalación de la nueva línea de producción
  • Pruebas iniciales de funcionamiento
  • Formación del personal asignado a la nueva línea
  • Producción en fase de prueba
  • Consolidación de la producción en la nueva línea

De cada meta debemos definir:

  • título de la meta… qué vamos a hacer
  • qué recursos internos y externos necesitamos para desarrollarla
  • quién será responsable de la implantación de la meta
  • cuándo se debe finalizar la implantación de la meta
  • presupuesto estimado de realización de la meta
  • cómo se evaluarán los resultados.

Sobre el software GESISO podemos profundizar más en la definición del objetivo, llegando a planificar cada meta en una serie de actividades concretas que debemos realizar para conseguir la meta.

Le mostramos una imagen de ejemplo del software GESISO.

Seguimiento del objetivo

El seguimiento del objetivo le realizaremos en los periodos que hayamos definido en el mismo.

Debemos contemplar:

  • Periodo de tiempo que abarca el seguimiento.
  • Fecha de seguimiento.
  • Desarrollo del seguimiento: Evolución del objetivo en el periodo de tiempo del seguimiento.

Le mostramos una imagen de ejemplo del software GESISO…

El seguimiento también se debe sobre metas que se hayan planificado para determinar si se han realizado o no.

En este caso de debe reflejar en cada meta planificada:

  • Seguimiento de la Meta. Se contemplarán las acciones realizadas para la implantación de la meta.

Le mostramos una imagen de ejemplo del software GESISO…

Actuaciones sobre los resultados del seguimiento

Dependiendo de la evolución que vayamos obteniendo en los datos de cada objetivo se nos pueden dar alguno de los siguientes casos:

  • se está consiguiendo en los seguimientos parciales y su evolución indica que se va a conseguir en el periodo planificado.
  • se consigue muy ajustado en los seguimientos parciales y su evolución indica que es dudoso que se vaya a conseguir en el periodo planificado.
  • no se consigue en alguno de los seguimientos parciales y su evolución indica que es dudoso que se vaya a conseguir en el periodo planificado.
  • en los seguimientos parciales no se está consiguiendo y su evolución indica que es casi seguro que no se va a conseguir en el periodo planificado.

Cuando se comprueba que un objetivo es dudoso que se consiga o que casi con seguridad no se va a conseguir se pueden tomar alguna de las siguientes decisiones:

  • Modificar y redefinir el objetivo planteado, explicando las causas que motivan la modificación..
  • Abrir una acción correctiva para analizar las causas (p.e: mala definición, ausencia de planificación, cambio de las condiciones del mercado, …) y aprender de dicho análisis (dar de alta cómo lección aprendida).

Conclusiones finales

En este curso hemos visto la gestión de los objetivos y cómo realizarla en la empresa y en el ámbito de su sistema de gestión de la calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo,…

Si les surgen dudas con respecto a lo explicado en este artículo déjenos un comentario al final de esta página. Le responderemos a la mayor brevedad posible. Con las dudas de nuestros lectores iremos perfeccionando este artículo.

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